Niet pochýb o tom, že zavedenie ERP systému je pre firmu veľmi významným krokom. Zároveň platí, že ide o časovo aj pracovne náročný proces lemovaný radom výziev. Odmenou vám však je dlhý zoznam benefitov, ktoré ERP systém organizáciám prináša. Čo ale implementácia ERP zahŕňa? Tejto otázke sa bude venovať náš nový seriál, v ktorom implementáciu preberieme krok za krokom. V prvom diele sa potom dozviete, aké fázy vás vlastne pri zavádzaní podnikového systému čakajú.
Obchodné stretnutie: Prvý krok k úspechu
Každá implementácia ERP začína obchodným stretnutím zákazníka s dodávateľom systému. Na ňom zákazník špecifikuje svoje potreby a v spolupráci s projektovým manažérom definuje ciele implementácie. Dôležitou súčasťou stretnutia je aj diskusia o tom, aké sú hlavné problémy, ktoré má ERP systém riešiť, a akým spôsobom má prispieť k zefektívneniu prevádzky. Počas stretnutia sa taktiež nastaví harmonogram implementácie, ktorý určí jednotlivé fázy projektu, a dôjde k upresneniu potrebných zdrojov, ako na strane dodávateľa, tak na strane zákazníka.
Procesná analýza ako základ úspešnej implementácie
Ďalším kľúčovým krokom je analýza, ktorá často zahŕňa tzv. fit-gap analýzu. V tejto fáze sa detailne prechádzajú všetky kľúčové vnútropodnikové procesy a identifikujú sa v nich nedostatky i priestory na zlepšenie (gaps). Práve v týchto „medzerách“ neskôr nový systém ponúkne najväčšiu pridanú hodnotu.
Fit-gap analýza tiež odhalí, či je pre úspešnú implementáciu potrebné vykonávať ďalšie úpravy na mieru; ide napríklad o vývoj nových funkcionalít alebo modulov. Cieľom je čo najviac optimalizovať využitie štandardného riešenia ERP a minimalizovať potrebu individuálneho programovania, čo môže vo výsledku skrátiť čas implementácie a znížiť náklady.
Solution Design: Návrh riešenia na základe analýzy
Akonáhle je fit-gap analýza dokončená a odsúhlasená oboma stranami, začína fáza návrhu systému. Tento krok je založený na výstupoch fit-gap analýzy a jeho cieľom je navrhnúť ERP systém, ktorý čo najlepšie zodpovedá potrebám zákazníka.
Solution design zahŕňa detailný popis procesov a funkcionalít nového systému, a zároveň aj definuje prípadné zákaznícke úpravy. Po odsúhlasení tohto návrhu potom proces postupuje do fázy vývoja alebo parametrizácie systému, tj. prispôsobenie systému bez nutnosti dodatočného programovania.
Vývojová fáza: Programovanie alebo parametrizácie systému
V závislosti na výstupoch z analýzy sa vo fáze vývoja riešia dva možné scenáre. Pokiaľ počas fit-gap analýzy vyjdú najavo medzery, ktoré vyžadujú vytvorenie nových aplikácií či funkcionalít, prebieha vývoj týchto prvkov. V opačnom prípade, ak je možné väčšinu procesov pokryť štandardnými modulmi systému, sa implementácia presunie do fázy parametrizácie. Parametrizácia znamená nastavenie a prispôsobenie systému tak, aby zodpovedal procesom a požiadavkám, ktoré boli definované v solution designe.
Skúšobná prevádzka nového riešenia
Akonáhle je systém vyvinutý a nakonfigurovaný, začína fáza testovania. To zahŕňa aj prvotnú migráciu dát, aby mohol zákazník systém testovať na vlastných dátach. V praxi potom používatelia s ERP bežne pracujú a hlásia prípadné chyby či chýbajúce funkcie. Toto testovanie umožňuje používateľom lepšie pochopiť fungovanie nového ERP systému, pretože pracujú s vlastnými dátami a procesmi, ktoré poznajú. Súčasne je to fáza, kedy sa používatelia učia nové zručnosti a prispôsobujú svoje pracovné postupy novému systému.
Zaškolenie používateľov
Neoddeliteľnou súčasťou úspešnej implementácie je samozrejme aj školenie používateľov. Počas školenia sú vaši zamestnanci oboznámení s novým systémom, jeho funkciami a výhodami, ktoré prináša. Cieľom je zabezpečiť, aby každý užívateľ s novým ERP systémom vedel samostatne pracovať a využil jeho potenciál na maximum. Pamätajte – čím viac informácií odovzdáte zamestnancom pri školení, tým menej práce a problémov po spustení systému.
Migrácia dát: Prechod na nové dáta
Po úspešnom testovaní systému nasleduje fáza migrácie dát, kedy sa do systému importujú reálne dáta spoločnosti. Migrácia môže prebiehať postupne, alebo jednorazovo – záleží na konkrétnych požiadavkách a kapacitách. Cieľom migrácie je, aby sa dáta správne presunuli zo starého do nového riešenia v zodpovedajúcom formáte. Po tomto nasledujú ďalšie testy, tentoraz už na reálnych dátach, aby bolo overené, že všetko funguje tak, ako má, a že systém spĺňa očakávania.
Prechod na ostrú prevádzku: Big Bang alebo postupná implementácia
Pri prechode na ostrú prevádzku sa zákazník môže rozhodnúť medzi dvoma prístupmi: tzv. Big Bang, kedy sa kompletne prechádza na nový systém naraz, alebo postupnou implementáciou. Pri nej sa niektoré kľúčové moduly systému spúšťajú ako prvé a zvyšok nasleduje až po určitej dobe. Ani jeden prístup nie je jasne lepší či horší – Big Bang umožňuje rýchlejší prechod na nový systém, zatiaľ čo postupná implementácia je bezpečnejšia a menej ovplyvní chod firmy.
Postimplementačná podpora pre zaistenie prevádzky
Po dokončení implementácie práce konzultantov nekončia. V prípade Seyforu obdrží zákazník základnú postimplementačnú podporu, ktorá slúži na vyriešenie prípadných problémov v prvých mesiacoch ostrej prevádzky. Po dohodnutom období potom zákazník prejde na plnú zmluvu o technickej podpore, v rámci ktorej má prístup k help desku, reklamáciám a ďalším službám podpory.
Urobte prvý krok ešte dnes
Ste pripravený vyraziť na cestu za novým ERP systémom? Pokiaľ áno, neváhajte sa na nás obrátiť - dohodneme si s vami schôdzku a zodpovieme vaše dotazy.