Není pochyb o tom, že zavedení ERP systému je pro firmu velmi významným krokem. Zároveň také platí, že jde o časově i pracovně náročný proces lemovaný řadou výzev. Odměnou vám však je dlouhý seznam benefitů, které ERP systém organizacím přináší. Co ale implementace ERP obnáší? Této otázce se bude věnovat náš nový seriál, v němž implementaci probereme krok za krokem. V prvním díle se pak dozvíte, jaké fáze vás vlastně při zavádění podnikového systému čekají.
Obchodní střetnutí: První krok k úspěchu
Každá implementace ERP začíná obchodním setkáním zákazníka s dodavatelem systému. Na něm zákazník specifikuje své potřeby a ve spolupráci s projektovým manažerem definuje cíle implementace. Důležitou součástí schůzky je i diskuse o tom, jaké jsou hlavní problémy, které má ERP systém řešit, a jakým způsobem má přispět k zefektivnění provozu. Během setkání se rovněž nastaví harmonogram implementace, který určí jednotlivé fáze projektu, a dojde k upřesnění potřebných zdrojů, jak na straně dodavatele, tak na straně zákazníka.
Procesní analýza jako základ úspěšné implementace
Dalším klíčovým krokem je analýza, která často zahrnuje tzv. fit-gap analýzu. V této fázi se detailně prochází všechny klíčové vnitropodnikové procesy a identifikují se v nich nedostatky i prostory ke zlepšení (gaps). Právě v těchto „mezerách“ později nový systém nabídne největší přidanou hodnotu.
Fit-gap analýza rovněž odhalí, zda je pro úspěšnou implementaci potřeba provádět další úpravy na míru; jde například o vývoj nových funkcionalit nebo modulů. Cílem je co nejvíce optimalizovat využití standardního řešení ERP a minimalizovat potřebu individuálního programování, což může ve výsledku zkrátit čas implementace a snížit náklady.
Solution Design: Návrh řešení na základě analýzy
Jakmile je fit-gap analýza dokončena a odsouhlasena oběma stranami, začíná fáze návrhu systému. Tento krok je založený na výstupech fit-gap analýzy a jeho cílem je navrhnout ERP systém, který co nejlépe odpovídá potřebám zákazníka.
Solution design zahrnuje detailní popis procesů a funkcionalit nového systému, a zároveň i definuje případné zákaznické úpravy. Po odsouhlasení tohoto návrhu pak proces postupuje do fáze vývoje nebo parametrizace systému, tj. přizpůsobení systému bez nutnosti dodatečného programování.
Vývojová fáze: Programování nebo parametrizace systému
V závislosti na výstupech z analýzy se ve fázi vývoje řeší dva možné scénáře. Pokud během fit-gap analýzy vyjdou najevo mezery, které vyžadují vytvoření nových aplikací či funkcionalit, probíhá vývoj těchto prvků. V opačném případě, pokud lze většinu procesů pokrýt standardními moduly systému, se implementace přesune do fáze parametrizace. Parametrizace znamená nastavení a přizpůsobení systému tak, aby odpovídal procesům a požadavkům, které byly definovány v solution designu.
Zkušební provoz nového řešení
Jakmile je systém vyvinut a nakonfigurován, začíná fáze testování. To zahrnuje i prvotní migraci dat, aby mohl zákazník systém testovat na vlastních datech. V praxi pak uživatelé s ERP běžně pracují a hlásí případné chyby či chybějící funkce. Toto testování umožňuje uživatelům lépe pochopit fungování nového ERP systému, protože pracují s vlastními daty a procesy, které znají. Současně je to fáze, kdy se uživatelé učí nové dovednosti a přizpůsobují své pracovní postupy novému systému.
Zaškolení uživatelů
Nedílnou součástí úspěšné implementace je samozřejmě i školení uživatelů. Během školení jsou vaši zaměstnanci seznámeni s novým systémem, jeho funkcemi a výhodami, které přináší. Cílem je zajistit, aby každý uživatel s novým ERP systémem uměl samostatně pracovat a využil jeho potenciál na maximum. Pamatujte – čím více informací předáte zaměstnancům při školení, tím méně práce a problémů po spuštění systému.
Migrace dat: Přechod na nová data
Po úspěšném testování systému následuje fáze migrace dat, kdy se do systému importují reálná data společnosti. Migrace může probíhat postupně, nebo jednorázově – záleží na konkrétních požadavcích a kapacitách. Cílem migrace je, aby se data správně přesunula ze starého do nového řešení v odpovídajícím formátu. Po tomto následují další testy, tentokrát již na reálných datech, aby bylo ověřeno, že vše funguje tak, jak má, a že systém splňuje očekávání.
Přechod na ostrý provoz: Big Bang nebo postupná implementace
Při přechodu na ostrý provoz se zákazník může rozhodnout mezi dvěma přístupy: tzv. Big Bang, kdy se kompletně přechází na nový systém najednou, nebo postupnou implementací. Při ní se některé klíčové moduly systému spouští jako první, a zbytek následuje až po určité době. Ani jeden z přístupů není jasně lepší či horší – Big Bang umožňuje rychlejší přechod na nový systém, zatímco postupná implementace je bezpečnější a méně ovlivní chod firmy.
Postimplementační podpora pro zajištění provozu
Po dokončení implementace práce konzultantů nekončí. V případě Seyforu obdrží zákazník základní post-implementační podporu, která slouží pro vyřešení případných problém v prvních měsících ostrého provozu. Po sjednaném období pak zákazník přejde na plnou smlouvu o technické podpoře, v jejímž rámci má přístup k help desku, reklamacím a dalším službám podpory.
Učiňte první krok ještě dnes
Jste připraveni vyrazit na cestu za novým ERP systémem? Pokud ano, neváhejte se na nás obrátit – sjednáme si s vámi schůzku a zodpovíme vaše dotazy.