Úspěšná implementace systému ERP začíná dobře sestaveným projektovým týmem. Jak vybrat správné členy, přidělit jim role a zajistit efektivní fungování týmu? V tomto článku vám nabídneme osvědčené postupy a praktické tipy od našich zkušených account manažerů Kristiny Pastierik a Radovana Mravíka, kteří se podílejí na implementaci ERP systému Microsoft Dynamics 365 ve společnosti Seyfor.
Jak sestavit projektový tým pro implementaci ERP systému
V předchozích dílech série jsme si ukázali, jak probíhá implementace ERP systému. Klíčem k úspěšné implementaci je složení projektového týmu. ERP systém ovlivní všechny části společnosti, proto je důležité, aby tým představoval široké spektrum znalostí a zkušeností. Jaké role by neměly chybět?
- Projektový manažer: projektový manažer je osoba odpovědná za koordinaci, plánování a řízení celého projektu. Stanovuje termíny a rozsah prací, řídí pracovní schůzky a sdílení materiálů mezi členy realizačního týmu. Kromě toho hraje klíčovou roli při řešení případných konfliktů a implementaci požadavků na změnu funkčnosti systému.
TIP: Vyberte si projektového manažera, který má zkušenosti s podobnými projekty, rozumí firemním procesům a umí efektivně komunikovat. Nemusí to být jen člen vašeho týmu, k dispozici jsou různí projektoví manažeři na volné noze, kteří vám mohou pomoci.
- Klíčoví uživatelé: Tito zaměstnanci zastupují jednotlivá oddělení a přinášejí detailní znalosti firemních procesů. Jejich úkolem je spolupracovat na analýze, definovat požadavky a data pro nový systém a následně se podílet na jeho testování. Díky svým znalostem a školení jsou to právě oni, kdo vytváří interní dokumentaci k novému ERP systému a stávají se interními školiteli pro koncové uživatele.
- IT specialisté: Zajišťují, aby byl nový systém technicky kompatibilní se stávající infrastrukturou a aby byl správně integrován s ostatními podnikovými aplikacemi.
TIP: Ujistěte se, že IT tým je v pravidelném kontaktu s dodavatelem ERP a má přístup ke všem potřebným technickým informacím.
- Solution Architect: Je členem implementačního týmu na straně dodavatele. Jeho úkolem je zajistit, aby byl systém navržen a následně implementován přesně podle vašich potřeb.
- Konzultanti dodavatele: Implementační tým dodavatele je zdrojem know-how o systému a pomáhá přizpůsobit ERPsystém konkrétním potřebám vaší společnosti. Na začátku provedou Fit/Gap analýzu požadavků na systém, připraví technické návrhy řešení, které následně upraví a otestují. V poslední fázi implementační tým předá systém zákazníkovi, podílí se na jeho nastavení (parametrizaci) a pomáhá při spuštění do ostrého provozu.
- V závislosti na velikosti projektu a možnostech se mohou zapojit také doménoví experti, architekti obchodních procesů nebo programový manažer (Enterprise Architect).
"Starší analytici a programátoři jsou páteří každého projektu – jejich zkušenosti a odborné znalosti jsou nepostradatelné. Pokud není tým správně složen, je důležité tuto situaci řešit. Při revizích projektu nebo na pravidelných informačních schůzkách, ať už s nadřízeným nebo řídicím výborem, je důležité otevřeně komunikovat a v případě potřeby požádat o změny," popisuje své zkušenosti account manažer Radovan Mravík ze společnosti Seyfor.
"Na straně zákazníka je však nezbytné, aby byl tým připraven ještě před zahájením projektu. Složení a role v týmu závisí na velikosti projektu a jeho specifických požadavcích."
Jak vybrat správné členy týmu? Zaměřte se na kvalifikaci a odpovědnost
1. Kritéria pro výběr členů týmu
Správný tým začíná u správných lidí. Při výběru členů zvažte následující skutečnosti:
- Odbornost: Členové by měli rozumět firemním procesům nebo technickým požadavkům.
- Komunikační dovednosti: Jasná komunikace je pro efektivní spolupráci nezbytná.
- Schopnosti spolupráce: Ideální člen týmu musí být otevřený diskusi a ochotný ke kompromisům.
- Otevřenost vůči změnám: Ideální je, když se členové týmu staví pozitivně ke změnám systému ERP. Pokud ji odmítají, mohou při implementaci nastat problémy.
2. Jasně definované odpovědnosti
Jedním z klíčových faktorů úspěchu je jasné vymezení rolí a odpovědností jednotlivých členů týmu. Ujistěte se, že každý rozumí svým povinnostem a ví, co se od něj očekává.
"Jasné vymezení rolí, odpovědností, klíčových uživatelů a celého týmu na začátku projektu je klíčové. Tyto informace by měly být zachyceny a potvrzeny v zakládací listině projektu. Následně je důležité pořádat pravidelné schůzky a porady, aby byl tým koordinovaný a sladěný," říká Kristína Pastierik, account manažerka, která se podílí na implementacích Microsoft Dynamics 365.
Praktické tipy pro efektivní spolupráci v projektovém týmu
Nastavte pravidelnou a strukturovanou komunikaci
Jasná a efektivní komunikace je klíčem k úspěchu každého projektu. Pravidelné schůzky týmu jsou nezbytné pro informování všech členů o aktuálním stavu projektu, řešení problémů a koordinaci dalších kroků.
TIP: Naplánujte pravidelné týdenní schůzky a využívejte nástroje, jako je Microsoft Teams, k efektivnímu sdílení informací, dokumentů a sledování úkolů.
Řešte problémy okamžitě
Každý projekt narazí na problémy nebo nečekané překážky. Klíčem je rychle je identifikovat a řešit, aby se nehromadily a nezpůsobovaly další komplikace.
TIP: Na každé schůzce vytvořte prostor pro otevřenou diskusi o problémech a navrhovaných řešeních. V ideálním případě používejte nástroje pro sledování rizik, například v rámci programu Microsoft Planner.
Motivujte a podporujte svůj tým
Lidé jsou zásadní složkou úspěchu projektu. Ujistěte se, že mají dostatečnou podporu, čas na splnění svých úkolů a jasně vidí smysl své práce.
Radovan Mravík na základě dlouholetých zkušeností hodnotí potřebu otevřené komunikace. "Stavové schůzky s klíčovými uživateli by měly probíhat alespoň jednou týdně, stejně jako schůzky s analytiky a projektovým týmem dodavatele. Projektoví manažeři by se měli scházet každý týden a řídicí výbor by se měl scházet alespoň jednou měsíčně, v případě potřeby operativně častěji."
Projektové nástroje využívá ve svých projektech i account manažer Radovan Mravík: "Klíčovými prvky jsou identifikace rizik, jejich pojmenování, eliminace a přijetí opatření, stejně jako řešení otevřených problémů. Důležité je správné plánování a rozdělení lidí na projektech a využívání nástrojů, jako jsou MS Project, DevOps nebo Jira. K lepšímu řízení a přehledu o stavu projektů přispívají týdenní interní porady vedení a revize projektů."
3 nejčastější výzvy při implementaci ERP systému a jak je překonat
1. Nedostatek času a kapacit
Implementace systému ERP je časově náročný proces. Klíčoví uživatelé a další členové týmu mají často kromě projektových úkolů i běžnou pracovní agendu. To může vést k přetížení a zpomalení projektu.
Jak tuto výzvu překonat:
- Stanovte realistický harmonogram, který zohlední pracovní vytížení týmu.
- Zvažte dočasné uvolnění klíčových uživatelů z jejich běžných povinností.
2. Komunikační šum
Jedním z nejčastějších problémů je špatná nebo nejasná komunikace. Informace se mohou ztratit nebo být špatně interpretovány, což může vést k chybám nebo zpožděním.
Jak tuto výzvzu překonat:
- Používejte centralizované nástroje pro sdílení dokumentů a informací.
- Jasně definujte, kdo je zodpovědný za předávání klíčových informací mezi týmy.
Přečtěte si o nejčastějších komplikacích při implementaci ERP systému.
3. Neochota ke změnám
Zaměstnanci se často obávají změn, které nový ERP systém přináší – bojí se ztráty pohodlí, zvýšeného pracovního stresu nebo nedostatečného zaškolení.
Jak tuto výzvu překonat:
- Informujte všechny zaměstnance o výhodách nového systému.
- Poskytněte dostatečnou podporu, školení a prostor pro dotazy.
S jakou najčastejší výzvou se account manažeři ze Seyforu během let implementací potýkají?
"Jednou z největších výzev, se kterou se při implementacích setkáváme, je neochota ke změně – například postoj: "Děláme to takhle už léta, proč to teď měnit?" nebo nedostatek času ze strany zákazníka zapojit se do klíčových aktivit: "Nemám čas vám vysvětlovat, jak to funguje, nastavte to a uvidíme...," říká Kristína Pastierik.
"Poskytnout týmu na straně zákazníka dostatek času na analýzu, návrhy, přípravu dat pro migraci, testování a školení – vedle jeho každodenních povinností – je pro úspěšnou spolupráci nezbytné. Stejně důležité je motivovat je, zapojit je do projektu a přidělit jim jasné odpovědnosti a role. Základem pro překonání těchto výzev jsou pravidelné schůzky a aktivní podpora při řešení problémů, se kterými se setkávají," říká Radovan Mravík.
Klíč k úspěchu projektového týmu
Při zavádění ERP systému je důležitý správně sestavený projektový tým. Každý člen týmu musí mít jasně definovanou roli, musí být schopen efektivně komunikovat a spolupracovat při řešení problémů. Motivace, podpora a realistický plán pomohou překonat překážky a zajistit hladký průběh projektu.
Pokud plánujete implementaci systému ERP a hledáte partnera, který vám s ní pomůže, neváhejte nás kontaktovat prostřednictvím našeho kontaktního formuláře. Naši odborníci mají rozsáhlé zkušenosti s implementací systému Microsoft Dynamics 365 a rádi vám pomohou dosáhnout vašich cílů.
