Úspešná implementácia ERP systému začína dobre zostaveným projektovým tímom. Ako vybrať správnych členov, rozdeliť roly a zabezpečiť, aby tím fungoval efektívne? V tomto článku vám ponúkneme overené postupy a praktické tipy od našich skúsených account manažérov Kristíny Pastierik a Radovana Mravíka, ktorí sa v spoločnosti Seyfor podieľajú na implementácií ERP systému Microsoft Dynamics 365.
Ako zostaviť projektový tím na implementáciu ERP systému
V minulých častiach seriálu sme ukázali, ako prebieha implementácia ERP systému. Základom každej úspešnej implementácie je zloženie projektového tímu. ERP systém ovplyvní všetky časti firmy, a preto je dôležité, aby tím zastupoval široké spektrum vedomostí aj skúseností. Aké roly by nemali chýbať?
- Projektový manažér: Projektový manažér je osoba zodpovedná za koordináciu, plánovanie a riadenie celého projektu. Stanovuje termíny a rozsah prác, riadi pracovné schôdzky a zdieľanie materiálov medzi členmi implementačného tímu. Okrem toho zohráva kľúčovú rolu pri riešení prípadných konfliktov a implementácii požiadaviek na zmenu funkčnosti systému.
TIP: Vyberte projektového manažéra, ktorý má skúsenosti s podobnými projektmi, rozumie firemným procesom a dokáže efektívne komunikovať. Nemusí to byť len člen vášho tímu, dostupní sú aj rôzni projektoví manažéri na voľnej nohe, ktorí vám vedia pomôcť.
- Kľúčoví používatelia: Títo zamestnanci reprezentujú jednotlivé oddelenia a prinášajú detailné znalosti firemných procesov. Ich úlohou je spolupracovať pri analýze, definovať požiadavky aj dáta pre nový systém a následne sa podieľajú na jeho testovaní. Vďaka ich znalostiam a absolvovaným školeniam sú to oni, ktorí vytvárajú internú dokumentáciu pre nový ERP systém a stávajú sa internými školiteľmi pre koncových používateľov.
- IT špecialisti: Zabezpečujú, aby nový systém bol technicky kompatibilný s existujúcou infraštruktúrou a aby bol správne integrovaný s ostatnými firemnými aplikáciami.
TIP: Uistite sa, že IT tím je v pravidelnom kontakte s dodávateľom ERP systému a má prístup ku všetkým potrebným technickým informáciám.
- Solution Architect: Je členom realizačného tímu na strane dodávateľa. Jeho úlohou je zabezpečiť, aby bol systém navrhnutý a následne implementovaný presne podľa vašich potrieb.
- Konzultanti dodávateľa: Dodávateľský realizačný tím je zdrojom know–how o systéme a pomáha prispôsobiť ERP konkrétnym potrebám vašej firmy. Na začiatok vykoná Fit/Gap analýzu na požiadavky systému, pripraví technické návrhy riešenia, ktoré následne upravuje a testuje. V poslednej fáze realizačný tím odovzdá systém zákazníkovi, podieľa sa na jeho nastavení (parametrizácii) a asistuje pri spustení do ostrej prevádzky.
- V závislosti na veľkosti projektu a vašich možnostiach je možné do projektu zapojiť aj doménových expertov, business procesných architektov či programového manažéra (Enterprise Architect).
"Senior analytici a programátori sú základom každého projektu – ich skúsenosti a prax sú nenahraditeľné. Ak tím nie je správne zložený, je dôležité túto situáciu riešiť. Na project review alebo počas pravidelných informačných stretnutí, či už s nadriadeným, alebo s riadiacou komisiou, treba otvorene komunikovať a v prípade potreby požiadať o zmenu," hovorí o svojej skúsenosti account manažér Radovan Mravík zo spoločnosti Seyfor.
"Na strane zákazníka je však nevyhnutné, aby bol tím pripravený ešte pred začatím projektu. Zloženie a roly v tíme závisia od veľkosti projektu a jeho špecifických požiadaviek."
Ako vybrať správnych členov tímu? Zameranie na kvalifikáciu a zodpovednosti
1. Kritériá na výber členov tímu
Správny tím začína správnymi ľuďmi. Pri výbere členov berte do úvahy nasledujúce:
- Odborné znalosti: Členovia by mali rozumieť firemným procesom, prípadne technickým požiadavkám.
- Komunikačné zručnosti: Jasná komunikácia je nevyhnutná pre efektívnu spoluprácu.
- Schopnosť spolupráce: Ideálny člen tímu musí byť otvorený diskusii a ochotný hľadať kompromisy.
- Otvorenosť k zmenám: Je ideálne, keď sú členovia tímu pozitívne naladení na zmenu ERP systému. Pokiaľ ju odmietajú, môžu počas implementácie nastať problémy.
2. Jasne definované zodpovednosti
Jedným z kľúčových faktorov úspechu je jasne definovať úlohy a zodpovednosti každého člena tímu. Zabezpečte, aby všetci rozumeli svojim povinnostiam a vedeli, čo sa od nich očakáva.
"Na začiatku projektu je kľúčové jasne definovať úlohy, roly, kľúčových používateľov a celý tím. Tieto informácie by mali byť zachytené a potvrdené v zakladacej listine projektu. Následne je dôležité organizovať pravidelné schôdzky a stretnutia, aby tím zostal koordinovaný a zladený," konštatuje account manažérka Kristína Pastierik, ktorá sa podieľa na implementáciách systému Microsoft Dynamics 365.
Praktické tipy na efektívnu spoluprácu v projektovom tíme
Nastavte pravidelnú a štruktúrovanú komunikáciu
Jasná a efektívna komunikácia je kľúčom k úspechu každého projektu. Pravidelné tímové stretnutia sú nevyhnutné, aby všetci členovia boli informovaní o aktuálnom stave projektu, riešili problémy a koordinovali ďalšie kroky.
TIP: Plánujte pravidelné týždenné mítingy a využívajte nástroje ako Microsoft Teams, ktoré umožňujú efektívne zdieľanie informácií, dokumentov a sledovanie úloh.
Riešte problémy okamžite
Každý projekt narazí na problémy alebo neočakávané prekážky. Kľúčom je ich rýchlo identifikovať a riešiť, aby sa neakumulovali a nespôsobili väčšie komplikácie.
TIP: Na každom stretnutí vytvorte priestor na otvorenú diskusiu o problémoch a navrhnutých riešeniach. Ideálne je využívať nástroje na sledovanie rizík, napríklad v rámci Microsoft Planner.
Motivujte svoj tím a podporujte ho
Ľudia sú základnou zložkou úspechu projektu. Uistite sa, že majú dostatočnú podporu, čas na plnenie svojich úloh a jasne vidia zmysel svojej práce.
Na základe dlhoročných skúseností Radovan Mravík hodnotí potrebu otvorenej komunikácie: "Efektívna spolupráca medzi tímom dodávateľa a zákazníka si vyžaduje dôsledné plánovanie a pravidelnú komunikáciu. Statusy s kľúčovými používateľmi by sa mali uskutočňovať aspoň raz týždenne, rovnako ako stretnutia s analytikmi a projektovým tímom dodávateľa. Projektoví vedúci by sa mali stretávať raz týždenne a riadiaca komisia by mala zasadať minimálne raz mesačne, prípadne operatívne častejšie, ak je to potrebné."
Pri svojich projektoch account manažér Radovan Mravík využíva aj projektové nástroje: "Kľúčovými prvkami sú identifikácia rizík, ich pomenovanie, eliminácia a prijímanie opatrení, ako aj riešenie otvorených otázok. Dôležité je správne plánovanie a alokácia ľudí na projektoch a využívanie nástrojov ako MS Project, DevOps či Jira. Týždenné interné manažérske stretnutia a project reviews prispievajú k lepšiemu riadeniu a prehľadu o stave projektu."
3 najčastejšie výzvy pri implementácií ERP systému a ako ich prekonať
1. Nedostatok času a kapacít
Implementácia ERP systému je časovo náročný proces. Často sa stáva, že kľúčoví používatelia a ďalší členovia tímu majú okrem svojich projektových úloh aj bežnú pracovnú agendu. To môže viesť k preťaženiu a spomaleniu projektu.
Ako prekonať túto výzvu:
- Stanovte realistický harmonogram, ktorý zohľadňuje vyťaženosť tímu.
- Zvážte dočasné uvoľnenie kľúčových používateľov z ich bežných povinností.
2. Komunikačný šum
Jedným z najčastejších problémov je nedostatočná alebo nejasná komunikácia. Informácie sa môžu strácať alebo byť nesprávne interpretované, čo môže viesť k chybám alebo zdržaniam.
Ako prekonať túto výzvu:
- Používajte centralizované nástroje na zdieľanie dokumentov a informácií.
- Jasne definujte, kto je zodpovedný za odovzdávanie kľúčových informácií medzi tímami.
Prečítajte si o najčastejších komplikáciách pri implementácií ERP systému.
3. Neochota k zmenám
Zamestnanci sa často obávajú zmien, ktoré nový ERP systém prináša – obávajú sa straty komfortu, zvýšenia pracovného stresu alebo nedostatočného školenia.
Ako prekonať túto výzvu:
- Komunikujte prínosy nového systému všetkým zamestnancom.
- Poskytnite dostatočnú podporu, školenie a priestor na otázky.
S akou najčastejšou výzvou sa account manažéri zo Seyforu počas rokov implementácií stretávajú?
"Jedným z najväčších problémov, s ktorými sa pri implementáciách stretávame, je neochota k zmene – napríklad prístup: 'Roky sme to robili takto, prečo to máme teraz meniť?' alebo nedostatok času zo strany zákazníka na zapojenie do kľúčových aktivít: 'Nemám čas vám vysvetľovať, ako to funguje, pripravte to a uvidíme...,'" hovorí Kristína Pastierik.
"Pre úspešnú spoluprácu je nevyhnutné dopriať tímu na strane zákazníka dostatočný priestor na analýzu, návrhy, prípravu údajov pre migráciu, testovanie a školenia – popri ich každodenných povinnostiach. Rovnako dôležité je ich motivovať, zapájať do projektu a priradiť im jasné zodpovednosti a roly. Pravidelné stretnutia a aktívna podpora pri riešení problémov, s ktorými sa stretávajú, sú základom pre prekonanie týchto výziev," konštatuje Radovan Mravík.
Kľúč k úspechu projektového tímu
Správne zostavený projektový tím je pri implementácií ERP systému dôležitý. Každý člen tímu musí mať jasne definovanú rolu, musí byť schopný efektívne komunikovať a spolupracovať na riešení problémov. Motivácia, podpora a realistický plán pomôžu prekonať prekážky a zabezpečiť plynulý priebeh projektu.
Ak plánujete implementáciu ERP systému a hľadáte partnera, ktorý vám s ňou pomôže, neváhajte nás kontaktovať prostredníctvom nášho kontaktného formulára. Naši odborníci majú bohaté skúsenosti s implementáciami Microsoft Dynamics 365 a radi vám pomôžu dosiahnuť vaše ciele.
