Implementácia ERP systému je zložitý proces plný nástrah. Ak však váš projektový tím pozná najčastejšie komplikácie a vie sa s nimi vysporiadať, môže sa včas vyhnúť mnohým výzvam. V nasledujúcich riadkoch predstavíme niekoľko hlavných prekážok, ktoré sa pri implementácii ERP systému často vyskytujú, a tipy, ako im efektívne čeliť.
Nedostatočná spolupráca a zapojenie kľúčových používateľov
Jedným z najčastejších problémov pri implementácii ERP systému je nedostatočná spolupráca kľúčových používateľov. Zamestnanci zodpovední za projekt pracujú na ERP systéme nad rámec svojich bežných pracovných povinností, čo im neumožňuje sa plne sústrediť na implementáciu. Táto chyba často spočíva vo vedení, ktoré nedokáže alebo nechce zabezpečiť členom projektového tímu dostatočné kapacity.
Riešením je zabezpečiť, aby kľúčoví používatelia mali jasne definovanú rolu a podporu vedenia spoločnosti. Pravidelné kontrolné stretnutia s vedením a primerané odmeny za pokrok môžu výrazne zvýšiť ich motiváciu. Kľúčoví používatelia by mali byť dostatočne vyškolení a pripravení na to, že budú musieť byť flexibilní pri zavádzaní nových procesov. Zároveň by mali mať dostatok prostriedkov, kompetencií a rozhodovacích právomocí.
Zle nastavená komunikácia medzi tímami
Ďalšou častou prekážkou je nedostatočná komunikácia medzi projektovými tímami. Obe strany, dodávateľ aj zákazník, musia komunikovať efektívne a pravidelne. V opačnom prípade hrozia nedorozumenia a zamlčiavanie problémov. Slabá komunikácia môže viesť k neochote riešiť prekážky včas, čo vedie k zbytočným oneskoreniam a zvýšeným nákladom.
Rada je tu jasná – treba zaviesť jasné komunikačné štruktúry. Projektoví manažéri by mali byť v neustálom vzájomnom kontakte a používať jednotné komunikačné kanály. Tie by mali byť využité na zdieľanie kľúčových informácií a sprístupnené všetkým zainteresovaným stranám. Okrem formálnych stretnutí sú dôležité aj pravidelné synchronizačné stretnutia na hlásenie pokrokov a problémov, aby mali všetci účastníci rovnaké informácie.
Podcenenie plánovania a riadenia rizík
Implementácia ERP často narazí na nečakané komplikácie, ktoré môžu vážne ovplyvniť harmonogram aj rozpočet projektu. Patria sem napríklad personálne výpadky alebo organizačné zmeny na vašej strane, náhle rozpočtové problémy či technické ťažkosti. Ak tieto situácie nie sú zohľadnené pri plánovaní implementácie a neexistujú na ne odpovedajúce procesy, môžu celý projekt výrazne zbrzdiť alebo dokonca zastaviť.
Odpoveďou na túto komplikáciu je dostatočné riadenie rizík ešte pred začiatkom implementácie. To zahŕňa nielen identifikáciu možných rizík, ale aj ich hodnotenie a priebežné sledovanie.
Kľúčovým nástrojom je tzv. risk management, ktorý pomáha lepšie riadiť projekt a predchádzať krízovým situáciám.
Neochota prijať zmeny
Častou výzvou je aj konzervativizmus používateľov a členov vedenia, ktorí často nemajú dostatočnú motiváciu na zmenu zaužívaných procesov a nové riešenie vnímajú s nedôverou. To platí najmä pre zamestnancov, ktorí vo firme pracujú dlhšie a dodržiavajú dlhoročné rutiny. Často sa obávajú o svoje pracovné miesto, pretože sa domnievajú, že ich ERP systém nahradí.
V tomto prípade je dôležité uskutočniť osvetu medzi radovými používateľmi, zdôrazniť výhody ERP systému a predstaviť jeho najväčšie prínosy. Zdôraznite, že podnikový systém šetrí veľké množstvo času a práce, znižuje objem ručnej administratívy a mnohé procesy úplne automatizuje. Pokiaľ ide o automatizáciu, je tiež dôležité rozptýliť obavy zo straty práce a uistiť zamestnancov, že ERP systém nikoho nenahrádza, ale zrýchľuje existujúce procesy. Ak bude osvetová činnosť dostatočná, zamestnanci budú ERP systém vnímať ako pomocníka, a nie ako nevyhnutné zlo.
Potrebujete pomoc s implementáciou?
Ak plánujete zavedenie nového ERP systému a máte z procesu obavy, ozvite sa nám. Máme za sebou stovky úspešných projektov u zákazníkov rôznych odvetví a veľkostí, a s využitím našich skúseností nájdeme ideálne riešenie aj pre vás. Stačí nás kontaktovať na e-maile XXXYYY a môžeme si dohodnúť informačné stretnutie.