Implementace ERP systému je složitý proces lemovaný řadou nástrah. Pokud však váš projektový tým zná nejčastější komplikace a umí se s nimi vypořádat, může se včas výzvám vyhnout. Na následujících řádcích představíme několik hlavních překážek, které se při implementaci ERP systému často vyskytují, a tipy, jak jim efektivně čelit.
Nedostatečná spolupráce a zapojení klíčových uživatelů
Jedním z nejčastějších problémů při implementaci ERP systému je nedostatečná spolupráce klíčových uživatelů. Zaměstnanci zodpovědní za projekt pracuje na ERP systému nad rámec svých běžných pracovních povinností, kvůli čemuž se na implementaci nemohou plně soustředit. Chyba zde jde především za vedením, které nedokáže či nechce zajistit členům projektového týmu dostatek kapacit.
Řešením je zajistit, aby klíčoví uživatelé měli jasně definovanou roli a podporu vedení společnosti. Pravidelné kontrolní schůzky s vedením a adekvátní odměny za pokrok mohou významně zvýšit jejich motivaci. Klíčoví uživatelé by také měli být dostatečně vyškoleni a připraveni na to, že budou muset být flexibilní při zavádění nových procesů. V neposlední řadě by měli klíčoví uživatelé obdržet dostatek prostředků, kompetencí a rozhodovacích pravomocí.
Špatně nastavená komunikace mezi týmy
Další častou překážkou je nedostatečná komunikace mezi projektovými týmy. Obě strany, jak dodavatel, tak zákazník, musí komunikovat efektivně a pravidelně. V opačném případě se vystavujete rizikům nedorozumění a zamlčování problémů. Špatná komunikace rovněž může vést k neochotě překážky řešit včas, což ústí ve zbytečná zpoždění a zvýšené náklady.
Zde je rada evidentní – je třeba zavést jasné komunikační struktury. Projektoví manažeři by měli být v neustálém vzájemném kontaktu a měli by využívat jednotné komunikační kanály. Ty je třeba využít ke sdílení klíčových informací a zpřístupnit je všem zúčastněným stranám. V neposlední řadě je důležité, aby kromě formálních schůzek probíhaly i pravidelné synchronizační schůzky. Ty slouží zejména k hlášení pokroků i problémů a zajišťují, že všechny zúčastněné strany mají stejné informace.
Podcenění plánování a řízení rizik
Implementace ERP často naráží na nečekané komplikace, které mohou mít vážný dopad na harmonogram i rozpočet projektu. Za vše jmenujme například personální výpadky či organizační změny na vaší straně, náhlé rozpočtové problémy či technické potíže. Pokud tyto situace nejsou zohledněny při plánování implementace a neexistují k nim odpovídající procesy, mohou celý projekt výrazně zdržet, či jej dokonce úplně zastavit.
Odpovědí na tuto komplikaci je dostatečné řízení rizik ještě před začátkem implementace. To zahrnuje nejen identifikaci možných rizik, ale také jejich vyhodnocování,
Je proto nutné věnovat se podrobně řízení rizik ještě před zahájením implementace. To zahrnuje pravidelnou identifikaci možných rizik, jejich hodnocení a průběžné sledování. Klíčovým nástrojem zde je tzv. risk management, který pomáhá lépe řídit projekt a předejít krizovým situacím.
Neochota přijmout změny
Častou výzvou je i konzervatismus uživatelů i členů vedení, kteří často nemají dostatečnou motivaci pro změnu zaběhaných procesů a na nové řešení pohlížejí s nedůvěrou. To platí zejména pro zaměstnance, kteří již ve firmě pracují dlouhou dobu a udržují si dlouho budovanou rutinu. Nezřídka se pak pracovníci obávají o své pracovní místo, neboť věří, že je ERP systém na jejich pozici nahradí.
Zde je důležité především provést osvětu mezi řadovými uživateli, vyzdvihnout výhody ERP systému a představit jeho největší výhody. Zdůrazněte, že podnikový systém ušetří velké množství času i práce, sníží objem ruční administrativy a řadu procesů zcela automatizuje. Ohledně automatizace je také důležité rozptýlit obavy ze ztráty práce. Řekněte svým lidem, že ERP systém nikoho nenahrazuje, pouze zrychluje stávající procesy. Pokud osvětu provedete dostatečně, budou zaměstnanci ERP systém chápat jako pomocníka, nikoliv jako nutné zlo.
Potřebujete i vy pomoci s implementací?
Pokud plánujete pořízení nového ERP systému a máte z celého procesu obavy, ozvěte se nám. Máme za sebou stovky úspěšných projektů u zákazníků všech oborů a velikostí, a s využitím našich zkušeností najdeme ideální řešení i pro vás. Stačí nás kontaktovat prostřednictvím našeho kontaktního formuláře a můžeme si domluvit informační schůzku.
