Nastavte jasne definované a automatizované procesy pre dokumenty vašej spoločnosti, čím používateľom ušetríte čas a úsilie pri ich spracovaní.
Vďaka nášmu riešeniu môžete používať rovnaký spôsob spracovania alebo schvaľovania pre rôzne dokumenty. Používatelia čítajú, spracovávajú alebo schvaľujú dokumenty v známom a prehľadnom prostredí. Dokumenty možno umiestniť do rôznych úložísk, ktoré možno prispôsobiť organizačnej štruktúre spoločnosti, jednotlivých tímov alebo projektov. K dispozícii je výber štandardných funkcií, ako sú nastavenia oprávnení, správa metadát, vytváranie verzií alebo fulltextové vyhľadávanie.
Automatizácia správy dokumentov môže pokrývať celý životný cyklus dokumentov, od ich získania cez spracovanie a schvaľovanie až po archiváciu a skartáciu. Na začiatku sa papierové súbory extrahujú a digitalizujú, potom sa označia metadátami, spracujú a distribuujú do príslušných úložísk. Každé úložisko môže byť vybavené vlastnými automatizovanými procesmi a správaním.
Naše riešenie využíva nástroje platformy Microsoft 365 na vytváranie a úpravu dokumentov. To umožňuje viacerým ľuďom súčasne pracovať na dokumentoch, revidovať ich a komentovať ich obsah. Úložisko zároveň automaticky verzuje súbory. Neaktívni používatelia sú automaticky upozornení na pripomienky a môžu reagovať priamo z notifikačného e-mailu.
Samozrejmou súčasťou DMS sú nástroje na maximálne zabezpečenie dokumentov a efektívnu správu prístupových oprávnení. V prípade potreby ich možno rozšíriť o ďalšie funkcie na zabránenie tlače, preposielania alebo kopírovania dokumentov na externé médiá. V prípade najcitlivejších súborov sa bezpečnosť informácií posúva na ešte vyššiu úroveň vďaka manuálnej alebo automatickej klasifikácii dokumentov.
Používatelia môžu využívať výhody integrácie DMS s inými nástrojmi platformy Microsoft 365, ako sú SharePoint, Teams alebo intranet.
Na automatizáciu procesov sa používa low-code riešenie Microsoft Power Platform, ktoré ponúka jednoduché nastavenie a celý rad preddefinovaných funkcií.
Platformu DMS možno integrovať s mnohými typmi systémov ERP; integrovali sme ju do viacerých riešení ERP.
Funkcie ako vytváranie verzií, metadáta alebo zdieľanie sú ľahko a rýchlo dostupné priamo v aplikáciách MS Office (Word, Excel atď.).
Na prevod papierových dokumentov do elektronickej podoby ponúkame profesionálne nástroje na pokročilú digitalizáciu rôznych dokumentov (najmä faktúr). Riešenie využíva databázu často používaných dokumentov v Českej republike a na Slovensku a dokáže sa naučiť aj nové typy súborov. Menej nároční zákazníci môžu využiť možnosť integrácie len nástrojov na digitalizáciu a automatické ukladanie zo skenovacích zariadení. Na požiadanie vieme klientovi dodať aj potrebný hardvér.
V rámci distribúcie dokumentov naprieč organizáciou zamestnanci recepcie alebo podateľne označujú došlé dokumenty podľa typu a miesta určenia. Následne sa spisy automaticky ukladajú do príslušných úložísk na archiváciu alebo ďalšie spracovanie (schválenie, spracovanie atď.). Dokumenty môžu byť prijímané z rôznych zdrojov, napríklad z extrakcie, e-mailu alebo iných systémov.
V cieľových úložiskách sa dokumenty zaznamenávajú na základe metadát alebo sa spracúvajú v rámci iných procesov (spracovanie faktúr, spustenie reklamačného procesu, priradenie požiadaviek zákazníkov obchodníkom atď.). Procesy sú prispôsobené potrebám konkrétneho podniku a implementované pomocou low-code platforiem na rýchly a efektívny vývoj. Low-code prístup zabezpečuje aj nezávislosť od vývojového kódu, čo umožňuje jednoduché úpravy alebo doplnenia procesu počas prevádzky.
Platforma má tiež nástroje na kategorizáciu dokumentov z hľadiska zabezpečenia a správy životného cyklu. V prípade kategorizovaných dokumentov systém zabezpečuje súlad s legislatívnymi požiadavkami (typicky uchovávanie dokumentov počas predpísaného obdobia). Po uplynutí platnosti sa potom súbory elektronicky skartovali alebo označili na ručnú skartáciu.
Seyfor je jednou z najväčších IT spoločností v strednej Európe. Vznikli sme spojením desiatok spoločností, z ktorých každá prispela do celku vlastným know-how a skúsenosťami. S našimi klientmi nadväzujeme partnerské vzťahy, ktoré trvajú desaťročia.
V Českej republike a na Slovensku zamestnávame viac ako 1 700 ľudí, ktorých môžete stretnúť v niekoľkých kanceláriách v oboch krajinách. Vďaka tomu sme vám nablízku a vždy vám môžeme pomôcť.
Zaoberáme sa vývojom ERP a účtovných systémov, IT infraštruktúrou, analýzou dát, vývojom softvéru na mieru a mnohými ďalšími oblasťami. Preto sa na nás môžete kedykoľvek obrátiť, ak potrebujete ďalší vývoj v oblasti IT.
