Menu Zavrieť

Efektívna práca s dôležitými dokumentmi

Sprehľadnite a zautomatizujte svoju prácu s dôležitými dokumentmi pomocou cloudovej aplikácie Riadená dokumentácia - spoľahlivého riešenia pokrývajúceho celú správu firemnej dokumentácie.

Najväčšie prínosy riešenia

Komplexné pokrytie správy riadených dokumentov

V rámci jednej aplikácie nájdete nástroje a funkcie pokrývajúce hlavné procesy riadenia dokumentov a správy smerníc. Prostredníctvom jedného rozhrania môžete vytvárať, revidovať a schvaľovať dokumenty. Samozrejmosťou sú aj nástroje na archiváciu a distribúciu dokumentov používateľom podľa prístupov vyplývajúcich z organizačnej štruktúry spoločnosti.

V rámci jednej aplikácie nájdete nástroje a funkcie pokrývajúce hlavné procesy riadenia dokumentov a správy smerníc. Prostredníctvom jedného rozhrania môžete vytvárať, revidovať a schvaľovať dokumenty. Samozrejmosťou sú aj nástroje na archiváciu a distribúciu dokumentov používateľom podľa prístupov vyplývajúcich z organizačnej štruktúry spoločnosti.

Automatické upozornenia na zmeny

Aplikácia vyhodnocuje zmeny v dokumentácii a následne automaticky a individuálne informuje používateľa podľa distribučného zoznamu organizácie. Používatelia potom potvrdzujú svoje oboznámenie sa s dokumentom a jeho zmenami prostredníctvom e-mailu, webového alebo mobilného rozhrania.

Aplikácia vyhodnocuje zmeny v dokumentácii a následne automaticky a individuálne informuje používateľa podľa distribučného zoznamu organizácie. Používatelia potom potvrdzujú svoje oboznámenie sa s dokumentom a jeho zmenami prostredníctvom e-mailu, webového alebo mobilného rozhrania.

Automatizácia procesov

V aplikácii sa automaticky vykonáva množstvo činností súvisiacich s riadenou dokumentáciou. Patrí k nim napríklad vytváranie verzií dokumentov, automatické výzvy na revízie, iniciovanie schvaľovania dokumentov schvaľovateľom alebo upozornenia na potrebu oboznámiť sa s novou verziou dokumentu.

V aplikácii sa automaticky vykonáva množstvo činností súvisiacich s riadenou dokumentáciou. Patrí k nim napríklad vytváranie verzií dokumentov, automatické výzvy na revízie, iniciovanie schvaľovania dokumentov schvaľovateľom alebo upozornenia na potrebu oboznámiť sa s novou verziou dokumentu.

Prehľadný reporting

Osoby zodpovedné za správu dokumentácie majú k dispozícii niekoľko nástrojov na monitorovanie a podávanie správ. Patrí medzi ne napríklad zoznam aktívnych alebo archivovaných dokumentov, prehľad revízií a schválení a prostredie na monitorovanie potvrdenia o oboznámení sa s obsahom dokumentu.

Osoby zodpovedné za správu dokumentácie majú k dispozícii niekoľko nástrojov na monitorovanie a podávanie správ. Patrí medzi ne napríklad zoznam aktívnych alebo archivovaných dokumentov, prehľad revízií a schválení a prostredie na monitorovanie potvrdenia o oboznámení sa s obsahom dokumentu.

Ďalšie prínosy riešenia

Prehľadná štruktúra dokumentov

Prehľadná štruktúra dokumentov

Dokumenty je možné zobraziť v niekoľkých režimoch zobrazenia. Na rýchle vyhľadávanie sú k dispozícii filtre vlastností a fulltextový vyhľadávač.

Jednoduchá administrácia

Jednoduchá administrácia

Konfigurácia aplikácie je prepojená s nastavením platformy Microsoft 365 a zachováva širokú škálu možností prispôsobenia na mieru danej firme.

Používateľská prívetivosť

Používateľská prívetivosť

Riešenie využíva štandardné a známe funkcie služby Microsoft 365 vrátane kontextových ponúk a grafického dizajnu.

Integrácia s MS SharePoint

Integrácia s MS SharePoint

Cloudová verzia aplikácie je integrovaná do prostredia Microsoft 365. K dispozícii je však aj lokálna verzia integrovaná so systémom MS SharePoint.

Životný cyklus riadeného dokumentu

1

Vznik dokumentu

Dokumenty sa vytvárajú buď pomocou štandardného rozhrania SharePoint, alebo priamo v aplikácii. Na urýchlenie práce sú k dispozícii šablóny.

2

Príprava dokumentu

Prípravu iniciuje zodpovedná osoba a vykonáva ju jeden alebo viac redaktorov pomocou nástroja na spoluprácu Microsoft 365 (predtým Office 365).

3

Schválenie a publikácia

Výsledný dokument prechádza konfigurovateľným schvaľovacím procesom riadeným používateľom pomocou štandardných nástrojov Microsoft 365 (predtým Office 365).

4

Zoznámenie sa s dokumentom

Dokument sa distribuuje používateľom podľa nastaveného distribučného zoznamu. Používatelia potom potvrdzujú svoje oboznámenie sa s obsahom prostredníctvom rôznych rozhraní.

Nástroje spoločnosti Seyfor používame na správu našich kontrolovaných dokumentov od roku 2012. Spoločne sme prešli funkčným vývojom aplikácie a niekoľkými aktualizáciami operačnej platformy. Vďaka dobre nastavenej komunikácii a profesionalite implementačných tímov sa nám spoločne darí úspešne realizovať malé aj veľké projekty.

Proces implementácie riešenia

  1. Úvodné analytické stretnutia

    Prediskutujeme vašu predstavu o štruktúre dokumentácie, oprávneniach, nastaveniach a ďalších oblastiach riešenia. Výstupom je návrh riešenia, ktorý sa po vzájomnej dohode stane základom pre samotnú realizáciu.

  2. Implementácia a školenie

    Implementáciu a konfiguráciu produktu vykonávajú vyškolení špecialisti spoločnosti Seyfor. Súčasťou implementácie je aj školenie kľúčových používateľov a správcu. Pre bežných používateľov zvyčajne postačujú príručky alebo inštruktážne videá.

  3. Riešenia na mieru

    V prípade zložitejších implementácií, ktoré si vyžadujú prispôsobenie, sú k dispozícii aj naše vývojárske kapacity. Tie môžete využiť na prispôsobenie riešenia alebo jeho rozšírenie o funkcie pokrývajúce špecifiká vašej spoločnosti.

  4. Podpora po implementácii

    Po uvedení riešenia do prevádzky poskytuje spoločnosť Seyfor počas zmluvne definovaného obdobia špecializovanú technickú podporu. Sme pripravení ponúknuť aj dlhodobú zmluvu o podpore SLA.

Výhody riešení od Seyforu

Dlhoročné skúsenosti

Nástroje na správu dokumentov vyvíjame a implementujeme od roku 2003.

Skúsení odborníci

Máme stabilný tím odborníkov s dlhoročnými skúsenosťami získanými pri realizácii projektov s podobným zameraním.

Spokojní klienti

Počas tohto obdobia sme si získali dôveru tisícov zákazníkov doma aj v zahraničí. Tí sa k nám opakovane vracajú a riešia s nami ďalšie oblasti procesov.

Čo získate
v Seyfore?

Obrázek

Zázemie silného hráča na trhu

Seyfor je jednou z najväčších IT firiem v strednej Európe. Vznikli sme spojením desiatok spoločností a každá z nich prispela celku vlastným know-how a skúsenosťami. S klientmi nadväzujeme partnerstvo trvajúce celé dekády.

Obrázek 2

Široká ponuka služieb a systémov

Zaoberáme sa vývojom ERP a účtovných systémov, IT infraštruktúrou, dátovou analytikou, tvorbou zákazkového softvéru a množstvom ďalších odborov. Vždy sa na nás preto môžete obrátiť aj v prípade potreby ďalšieho rozvoja v oblasti IT.

Istota pomoci a zastúpenia

V Česku a Slovensku zamestnávame viac ako 1600 ľudí, s ktorými sa môžete stretnúť v rade pobočiek naprieč oboma krajinami. Vďaka tomu máte istotu, že sme vám nablízku a vždy máme kapacitu vám pomôcť.

Máte záujem o ponúkané riešenie?

Vaše osobné údaje sa spracúvajú za účelom obchodnej komunikácie na základe oprávneného záujmu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR).
Viac informácií o ochrane údajov a vašich právach nájdete tu.