Sprehľadnite a zautomatizujte svoju prácu s dôležitými dokumentmi pomocou cloudovej aplikácie Riadená dokumentácia - spoľahlivého riešenia pokrývajúceho celú správu firemnej dokumentácie.
V rámci jednej aplikácie nájdete nástroje a funkcie pokrývajúce hlavné procesy riadenia dokumentov a správy smerníc. Prostredníctvom jedného rozhrania môžete vytvárať, revidovať a schvaľovať dokumenty. Samozrejmosťou sú aj nástroje na archiváciu a distribúciu dokumentov používateľom podľa prístupov vyplývajúcich z organizačnej štruktúry spoločnosti.
Aplikácia vyhodnocuje zmeny v dokumentácii a následne automaticky a individuálne informuje používateľa podľa distribučného zoznamu organizácie. Používatelia potom potvrdzujú svoje oboznámenie sa s dokumentom a jeho zmenami prostredníctvom e-mailu, webového alebo mobilného rozhrania.
V aplikácii sa automaticky vykonáva množstvo činností súvisiacich s riadenou dokumentáciou. Patrí k nim napríklad vytváranie verzií dokumentov, automatické výzvy na revízie, iniciovanie schvaľovania dokumentov schvaľovateľom alebo upozornenia na potrebu oboznámiť sa s novou verziou dokumentu.
Osoby zodpovedné za správu dokumentácie majú k dispozícii niekoľko nástrojov na monitorovanie a podávanie správ. Patrí medzi ne napríklad zoznam aktívnych alebo archivovaných dokumentov, prehľad revízií a schválení a prostredie na monitorovanie potvrdenia o oboznámení sa s obsahom dokumentu.
Dokumenty je možné zobraziť v niekoľkých režimoch zobrazenia. Na rýchle vyhľadávanie sú k dispozícii filtre vlastností a fulltextový vyhľadávač.
Konfigurácia aplikácie je prepojená s nastavením platformy Microsoft 365 a zachováva širokú škálu možností prispôsobenia na mieru danej firme.
Riešenie využíva štandardné a známe funkcie služby Microsoft 365 vrátane kontextových ponúk a grafického dizajnu.
Cloudová verzia aplikácie je integrovaná do prostredia Microsoft 365. K dispozícii je však aj lokálna verzia integrovaná so systémom MS SharePoint.
Dokumenty sa vytvárajú buď pomocou štandardného rozhrania SharePoint, alebo priamo v aplikácii. Na urýchlenie práce sú k dispozícii šablóny.
Prípravu iniciuje zodpovedná osoba a vykonáva ju jeden alebo viac redaktorov pomocou nástroja na spoluprácu Microsoft 365 (predtým Office 365).
Výsledný dokument prechádza konfigurovateľným schvaľovacím procesom riadeným používateľom pomocou štandardných nástrojov Microsoft 365 (predtým Office 365).
Dokument sa distribuuje používateľom podľa nastaveného distribučného zoznamu. Používatelia potom potvrdzujú svoje oboznámenie sa s obsahom prostredníctvom rôznych rozhraní.
Nástroje spoločnosti Seyfor používame na správu našich kontrolovaných dokumentov od roku 2012. Spoločne sme prešli funkčným vývojom aplikácie a niekoľkými aktualizáciami operačnej platformy. Vďaka dobre nastavenej komunikácii a profesionalite implementačných tímov sa nám spoločne darí úspešne realizovať malé aj veľké projekty.
Prediskutujeme vašu predstavu o štruktúre dokumentácie, oprávneniach, nastaveniach a ďalších oblastiach riešenia. Výstupom je návrh riešenia, ktorý sa po vzájomnej dohode stane základom pre samotnú realizáciu.
Implementáciu a konfiguráciu produktu vykonávajú vyškolení špecialisti spoločnosti Seyfor. Súčasťou implementácie je aj školenie kľúčových používateľov a správcu. Pre bežných používateľov zvyčajne postačujú príručky alebo inštruktážne videá.
V prípade zložitejších implementácií, ktoré si vyžadujú prispôsobenie, sú k dispozícii aj naše vývojárske kapacity. Tie môžete využiť na prispôsobenie riešenia alebo jeho rozšírenie o funkcie pokrývajúce špecifiká vašej spoločnosti.
Po uvedení riešenia do prevádzky poskytuje spoločnosť Seyfor počas zmluvne definovaného obdobia špecializovanú technickú podporu. Sme pripravení ponúknuť aj dlhodobú zmluvu o podpore SLA.
Nástroje na správu dokumentov vyvíjame a implementujeme od roku 2003.
Máme stabilný tím odborníkov s dlhoročnými skúsenosťami získanými pri realizácii projektov s podobným zameraním.
Počas tohto obdobia sme si získali dôveru tisícov zákazníkov doma aj v zahraničí. Tí sa k nám opakovane vracajú a riešia s nami ďalšie oblasti procesov.
Seyfor je jednou z najväčších IT firiem v strednej Európe. Vznikli sme spojením desiatok spoločností a každá z nich prispela celku vlastným know-how a skúsenosťami. S klientmi nadväzujeme partnerstvo trvajúce celé dekády.
Zaoberáme sa vývojom ERP a účtovných systémov, IT infraštruktúrou, dátovou analytikou, tvorbou zákazkového softvéru a množstvom ďalších odborov. Vždy sa na nás preto môžete obrátiť aj v prípade potreby ďalšieho rozvoja v oblasti IT.
V Česku a Slovensku zamestnávame viac ako 1600 ľudí, s ktorými sa môžete stretnúť v rade pobočiek naprieč oboma krajinami. Vďaka tomu máte istotu, že sme vám nablízku a vždy máme kapacitu vám pomôcť.
