Hľadáte argumenty pre prechod z Navision na Microsoft Dynamics Business Central? Jedným z hlavných sú výrazne rozšírené možnosti správy e-mailov a ich prispôsobenie vašim potrebám. Pomocou aplikácie Business Central môžete vytvárať rozloženia e-mailov na odosielanie faktúr, objednávok a iných obchodných dokumentov.
Čo v e-mailingu (ne)dokázal Navision?
Hoci systém Navision ponúka niekoľko základných funkcií odosielania e-mailov, jeho možnosti prispôsobenia boli obmedzené. Používatelia môžu posielať faktúry a objednávky e-mailom, ale často si to vyžaduje použitie externých doplnkov alebo vytvorenie vlastných šablón. Klasické odosielanie dokumentov Navision väčšinou zahŕňalo jednoduché správy bez sofistikovaného dizajnu a personalizácie
Medzi nevýhody systému Navision v oblasti e-mailingu patrili:
- obmedzené možnosti formátovania e-mailov,
- chýba priama integrácia s modernými e-mailovými klientmi, ako je napríklad Outlook.,
- nutnosť upravovať kód pri každej malej zmene obsahu alebo vzhľadu e-mailu,
- ťažkú správu e-mailových šablón bez zásahu vývojára.
Business Central a jeho možnosti e-mailingu
V porovnaní so svojím predchodcom ponúka Business Central plne integrované funkcie na správu a odosielanie e-mailov vrátane tvorby prispôsobených layoutov. Tieto vylepšenia zjednodušujú prácu a zároveň dodávajú dokumentom profesionálnejší vzhľad. Pri vytváraní e-mailov pre faktúry, cenové ponuky alebo objednávky môžu používatelia jednoducho spravovať obsah aj vzhľad týchto správ.
Možnosť vytvárať e-mailové šablóny
Jednou z kľúčových funkcií Business Central je možnosť vytvárať a spravovať e-mailové šablóny, čo zjednodušuje a urýchľuje proces odosielania obchodných dokumentov. Používatelia môžu definovať rôzne šablóny pre rôzne typy dokumentov (faktúry, ponuky, objednávky atď.), pričom každá šablóna môže mať vlastný obsah a formátovanie. To umožňuje podnikom personalizovať svoje e-maily a zabezpečiť, aby komunikácia so zákazníkmi mala konzistentný a profesionálny vzhľad.
Čo vám táto funkcia prinesie?
- Jednotný štýl komunikácie naprieč celou firmou,
- možnosť rýchleho prispôsobenia podľa konkrétneho zákazníka alebo typu dokumentu,
- úsporu času, kdeže nie je nutné znovu a znovu ručne upravovať obsah e-mailov.
Integrácia s Microsoft Outlook
Ďalšou silnou stránkou Business Central je jeho integrácia s Microsoft Outlook, ktorá umožňuje odosielať e-maily priamo z rozhrania systému. Zachované sú aj funkcie Outlooku, ako napr. možnosť pripojiť obchodné dokumenty (faktúry, objednávky, ponuky) priamo do e-mailu bez nutnosti ich prikladať ručne.
Čo vám táto funkcia umožní?
- Odosielať e-maily priamo z Business Central s vopred pripravenými šablónami,
- automaticky pripájať dokumenty, ako sú faktúry alebo objednávky,
- využívať všetky funkcie Outlooku, ako napr. správa kontaktov alebo sledovanie doručenia e-mailov.
Táto integrácia zvýši efektivitu vašej práce a taktiež zaistí, že všetka komunikácia je dôkladne zaznamenaná a ľahko dostupná.
Ako v Business Central vytvorím vlastný layout e-mailu?
V Business Central je vytváranie predlôh e-mailov jednoduché vďaka funkcii tzv. "Word layoutov". Tieto layouty umožňujú používateľom upraviť nielen text, ale aj e-mail formátovať a pridávať prvky, ako sú logá alebo špeciálne podpisy.
Postup pre vytváranie layoutov:
- Pripravenie šablóny v Microsoft Word: pomocou integrovaných nástrojov môžete vytvoriť šablónu dokumentu (napríklad faktúry), ktorú potom použijete pri odosielaní e-mailov. Vo Worde máte plnú kontrolu nad vzhľadom a obsahom e-mailu.
- Pridanie dynamického obsahu: do šablón je možné jednoducho pridávať rôzne premenné, napríklad meno zákazníka, číslo faktúry, dátum splatnosti a ďalšie informácie. Tieto dynamické prvky zaistia, že každý e-mail bude plne personalizovaný.
- Testovanie a nasadenie: hneď ako je šablóna pripravená, môžete ju otestovať a potom nasadiť na pravidelné používanie. Business Central umožňuje spravovať viacero šablón, takže je možné mať rôzne layouty pre rôzne typy dokumentov.
Čo mi táto funkcia prinesie?
- Profesionalita: každý e-mail môže byť jednotne naformátovaný, čo vytvára lepší dojem na zákazníkov.
- Personalizácia: automatické vkladanie relevantných údajov do e-mailov zvyšuje efektivitu komunikácie.
- Úspora času: raz pripravené šablóny je možné opakovane používať, čo šetrí čas pri každodennej komunikácii.
Ako Business Central zlepšuje proces odosielania dokumentov
Business Central prináša do procesu odosielania dokumentov cez e-mail nielen vyššie uvedené funkcionality, ale aj nové spôsoby, ako tieto úlohy zjednodušiť a zefektívniť. Medzi hlavné výhody patrí:
- Automatizácia: dokumenty je možné odosielať automaticky na základe konkrétnych podmienok, čo znižuje počet ručných krokov.
- Škálovateľnosť: funkcie Business Central sú navrhnuté tak, aby vyhovovali malým aj veľkým firmám. Systém je možné škálovať bez nutnosti zásadných zmien v procesoch.
- Bezpečnosť: e-maily odosielané z Business Central sú chránené šifrovaním a môžete sledovať ich doručenie aj prijatie zákazníkom.
Poznajte nový spôsob práce s e-mailami!
Ak máte akékoľvek otázky ohľadom možností e-mailingu v Business Central alebo o ďalších funkciách tohto systému, neváhajte nás kontaktovať. Sme tu pre vás, aby sme vám z Microsoft Dynamics pomohli vyťažiť maximum.