Menu Zavrieť

Business Central vs. Navision, diel 3.: ušetrite si prácu s e-mailami

  • 27.9.2024
  • 6 minút čítania

Hľadáte argumenty pre prechod z Navision na Microsoft Dynamics Business Central? Jedným z hlavných sú výrazne rozšírené možnosti správy e-mailov a ich prispôsobenie vašim potrebám. Pomocou aplikácie Business Central môžete vytvárať rozloženia e-mailov na odosielanie faktúr, objednávok a iných obchodných dokumentov.

Čo v e-mailingu (ne)dokázal Navision? 

Hoci systém Navision ponúka niekoľko základných funkcií odosielania e-mailov, jeho možnosti prispôsobenia boli obmedzené. Používatelia môžu posielať faktúry a objednávky e-mailom, ale často si to vyžaduje použitie externých doplnkov alebo vytvorenie vlastných šablón. Klasické odosielanie dokumentov Navision väčšinou zahŕňalo jednoduché správy bez sofistikovaného dizajnu a personalizácie 

Medzi nevýhody systému Navision v oblasti e-mailingu patrili: 

  • obmedzené možnosti formátovania e-mailov,
  • chýba priama integrácia s modernými e-mailovými klientmi, ako je napríklad Outlook.,
  • nutnosť upravovať kód pri každej malej zmene obsahu alebo vzhľadu e-mailu,
  • ťažkú správu e-mailových šablón bez zásahu vývojára.

Business Central a jeho možnosti e-mailingu 

V porovnaní so svojím predchodcom ponúka Business Central plne integrované funkcie na správu a odosielanie e-mailov vrátane tvorby prispôsobených layoutov. Tieto vylepšenia zjednodušujú prácu a zároveň dodávajú dokumentom profesionálnejší vzhľad. Pri vytváraní e-mailov pre faktúry, cenové ponuky alebo objednávky môžu používatelia jednoducho spravovať obsah aj vzhľad týchto správ. 

Možnosť vytvárať e-mailové šablóny

Jednou z kľúčových funkcií Business Central je možnosť vytvárať a spravovať e-mailové šablóny, čo zjednodušuje a urýchľuje proces odosielania obchodných dokumentov. Používatelia môžu definovať rôzne šablóny pre rôzne typy dokumentov (faktúry, ponuky, objednávky atď.), pričom každá šablóna môže mať vlastný obsah a formátovanie. To umožňuje podnikom personalizovať svoje e-maily a zabezpečiť, aby komunikácia so zákazníkmi mala konzistentný a profesionálny vzhľad. 

Čo vám táto funkcia prinesie? 

  • Jednotný štýl komunikácie naprieč celou firmou,
  • možnosť rýchleho prispôsobenia podľa konkrétneho zákazníka alebo typu dokumentu,
  • úsporu času, kdeže nie je nutné znovu a znovu ručne upravovať obsah e-mailov.

Integrácia s Microsoft Outlook 

Ďalšou silnou stránkou Business Central je jeho integrácia s Microsoft Outlook, ktorá umožňuje odosielať e-maily priamo z rozhrania systému. Zachované sú aj funkcie Outlooku, ako napr. možnosť pripojiť obchodné dokumenty (faktúry, objednávky, ponuky) priamo do e-mailu bez nutnosti ich prikladať ručne.

Čo vám táto funkcia umožní?   

  • Odosielať e-maily priamo z Business Central s vopred pripravenými šablónami,
  • automaticky pripájať dokumenty, ako sú faktúry alebo objednávky,
  • využívať všetky funkcie Outlooku, ako napr. správa kontaktov alebo sledovanie doručenia e-mailov. 

Táto integrácia zvýši efektivitu vašej práce a taktiež zaistí, že všetka komunikácia je dôkladne zaznamenaná a ľahko dostupná. 

Ako v Business Central vytvorím vlastný layout e-mailu? 

V Business Central je vytváranie predlôh e-mailov jednoduché vďaka funkcii tzv. "Word layoutov". Tieto layouty umožňujú používateľom upraviť nielen text, ale aj e-mail formátovať a pridávať prvky, ako sú logá alebo špeciálne podpisy. 

Postup pre vytváranie layoutov:  

  1. Pripravenie šablóny v Microsoft Word: pomocou integrovaných nástrojov môžete vytvoriť šablónu dokumentu (napríklad faktúry), ktorú potom použijete pri odosielaní e-mailov. Vo Worde máte plnú kontrolu nad vzhľadom a obsahom e-mailu. 
  2. Pridanie dynamického obsahu: do šablón je možné jednoducho pridávať rôzne premenné, napríklad meno zákazníka, číslo faktúry, dátum splatnosti a ďalšie informácie. Tieto dynamické prvky zaistia, že každý e-mail bude plne personalizovaný. 
  3. Testovanie a nasadenie: hneď ako je šablóna pripravená, môžete ju otestovať a potom nasadiť na pravidelné používanie. Business Central umožňuje spravovať viacero šablón, takže je možné mať rôzne layouty pre rôzne typy dokumentov. 

Čo mi táto funkcia prinesie? 

  • Profesionalita: každý e-mail môže byť jednotne naformátovaný, čo vytvára lepší dojem na zákazníkov.
  • Personalizácia: automatické vkladanie relevantných údajov do e-mailov zvyšuje efektivitu komunikácie.
  • Úspora času: raz pripravené šablóny je možné opakovane používať, čo šetrí čas pri každodennej komunikácii. 

Ako Business Central zlepšuje proces odosielania dokumentov

Business Central prináša do procesu odosielania dokumentov cez e-mail nielen vyššie uvedené funkcionality, ale aj nové spôsoby, ako tieto úlohy zjednodušiť a zefektívniť. Medzi hlavné výhody patrí:  

  • Automatizácia: dokumenty je možné odosielať automaticky na základe konkrétnych podmienok, čo znižuje počet ručných krokov.
  • Škálovateľnosť: funkcie Business Central sú navrhnuté tak, aby vyhovovali malým aj veľkým firmám. Systém je možné škálovať bez nutnosti zásadných zmien v procesoch. 
  • Bezpečnosť: e-maily odosielané z Business Central sú chránené šifrovaním a môžete sledovať ich doručenie aj prijatie zákazníkom. 

Poznajte nový spôsob práce s e-mailami! 

Ak máte akékoľvek otázky ohľadom možností e-mailingu v Business Central alebo o ďalších funkciách tohto systému, neváhajte nás kontaktovať. Sme tu pre vás, aby sme vám z Microsoft Dynamics pomohli vyťažiť maximum.

Obráťte sa na nás

Podobné
články