Hledáte argumenty pro přechod z Navision na Microsoft Dynamics Business Central? Jedním z hlavních je výrazně rozšíření možností správy e-mailů a jejich přizpůsobení vašim potřebám. S Business Central totiž můžete vytvářet layouty e-mailů pro odesílání faktur, objednávek a dalších obchodních dokumentů.
Co v e-mailingu (ne)uměl Navision?
Navision nabízí hned několik základních funkcí pro zasílání e-mailů, jeho možnosti přizpůsobení byly omezené. Uživatelé mohou odesílat faktury a objednávky přes e-mail, což však často vyžaduje použití externích doplňků, případně vytvoření vlastních šablon. Klasické odesílání dokumentů z Navisionu většinou zahrnovalo jednoduché zprávy bez sofistikovaného designu a personalizace.
Některé nevýhody Navisionu v oblasti e-mailingu zahrnovaly:
- omezené možnosti formátování e-mailů,
- nedostatek přímé integrace s moderními e-mailovými klienty, jako je Outlook,
- potřebu úprav kódu pro každou malou změnu v obsahu nebo vzhledu e-mailu,
- obtížnou správu e-mailových šablon bez zásahu vývojáře.
Business Central a jeho možnosti e-mailingu
Business Central oproti svému předchůdci nabízí plně integrované funkce pro správu a odesílání e-mailů, a to včetně tvorby přizpůsobených layoutů. Tato vylepšení zjednodušují práci a zároveň odesílaným dokumentům poskytují profesionálnější vzhled. Při vytváření e-mailů pro faktury, nabídky nebo objednávky tak mohou uživatelé snadno spravovat jak obsah, tak vzhled těchto zpráv.
Možnost vytváření šablon e-mailů
Jednou z klíčových funkcí v Business Central je možnost vytvářet a spravovat e-mailové šablony, což zjednodušuje a urychluje proces odesílání obchodních dokumentů. Uživatelé mohou definovat různé šablony pro různé typy dokumentů (faktury, nabídky, objednávky atd.), kdy každá šablona může mít vlastní obsah a formátování. To umožňuje podnikům personalizovat své e-maily a zajistit, aby komunikace se zákazníky měla jednotný a profesionální vzhled.
Co vám tato funkce přinese?
- Jednotný styl komunikace napříč celou firmou,
- možnost rychlého přizpůsobení e-mailu dle konkrétního zákazníka nebo typu dokumentu,
- úsporu času, neboť není nutné znovu a znovu ručně upravovat obsah e-mailů.
Integrace s Microsoft Outlook
Další silnou stránkou Business Central je jeho integrace s Microsoft Outlook, která umožňuje odesílat e-maily přímo z rozhraní systému. Zachovány jsou i funkce Outlooku, jako např. možnost připojit obchodní dokumenty (faktury, objednávky, nabídky) přímo do e-mailu bez nutnosti je přikládat ručně.
Co vám tato funkce umožní?
- Odesílat e-maily přímo z Business Central s předem připravenými šablonami,
- automaticky připojovat dokumenty, jako jsou faktury nebo objednávky,
- využívat veškeré funkce Outlooku, jako např. správa kontaktů nebo sledování doručení e-mailů.
Tato integrace zvýší efektivitu vaší práce a rovněž zajistí, že veškerá komunikace je důkladně zaznamenaná a snadno dostupná.
Jak v Business Central vytvořím vlastní layout e-mailu?
V Business Central je vytváření předloh e-mailů snadné díky funkci tzv. "Word layoutů". Tyto layouty umožňují uživatelům upravit nejen text, ale také e-mail formátovat a přidávat prvky, jako jsou loga nebo speciální podpisy.
Postup pro vytváření layoutů:
- Připravení šablony v Microsoft Word: pomocí integrovaných nástrojů můžete vytvořit šablonu dokumentu (například faktury), kterou poté použijete při odesílání e-mailů. Ve Wordu máte plnou kontrolu nad vzhledem a obsahem e-mailu.
- Přidání dynamického obsahu: do šablon lze snadno přidávat různé proměnné, například jméno zákazníka, číslo faktury, datum splatnosti a další informace. Tyto dynamické prvky zajistí, že každý e-mail bude plně personalizovaný.
- Testování a nasazení: jakmile je šablona připravena, můžete ji otestovat a poté nasadit pro pravidelné používání. Business Central umožňuje spravovat více šablon, takže je možné mít různé layouty pro různé typy dokumentů.
Co mi tato funkce přinese?
- Profesionalita: každý e-mail může být jednotně naformátován, což vytváří lepší dojem na zákazníky.
- Personalizace: automatické vkládání relevantních údajů do e-mailů zvyšuje efektivitu komunikace.
- Úspora času: jednou připravené šablony lze opakovaně používat, což šetří čas při každodenní komunikaci.
Jak Business Central zlepšuje proces odesílání dokumentů
Business Central přináší do procesu odesílání dokumentů přes e-mail nejen výše uvedené funkcionality, ale také nové způsoby, jak tyto úkoly zjednodušit a zefektivnit. Mezi hlavní výhody patří:
- Automatizace: dokumenty lze odesílat automaticky na základě konkrétních podmínek, což snižuje počet ručních kroků.
- Škálovatelnost: funkce Business Central jsou navrženy tak, aby vyhovovaly malým i velkým firmám. Systém lze škálovat bez nutnosti zásadních změn v procesech.
- Bezpečnost: e-maily odesílané z Business Central jsou chráněny šifrováním a můžete sledovat jejich doručení i přijetí zákazníkem.
Poznejte nový způsob práce s e-maily!
Pokud máte jakékoliv dotazy ohledně možností e-mailingu v Business Central nebo o dalších funkcích tohoto systému, neváhejte nás kontaktovat. Jsme tu pro vás, abychom vám z Microsoft Dynamics pomohli vytěžit maximum.