Menu Zavřít
Select language

5 důvodů, proč vyzkoušet vytěžování dokumentů pomocí funkce Document Capture

  • 12. 1. 2023
  • 4 minuty čtení

Ztrácí vaše organizace čas i energii kvůli nutnosti přepisovat dokumenty do podnikových či jiných systémů? Začněte soubory vytěžovat automaticky prostřednictvím aplikace Continia Document Capture, která je volitelným rozšířením všestranného systému Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Co je vytěžování dokumentů a proč se jím zabývat?  

Pojmem vytěžování dokumentů označujeme proces, kdy nějaké softwarové řešení zpracuje určitý dokument v elektronické podobě, extrahuje z něj data a následně je upraví do podoby použitelné pro další procesy. Jako takové je tak vytěžování základním kamenem digitalizace podnikových procesů.  

Bez vytěžování je nutné soubory digitalizovat manuálně, tj. oskenovat jej a následně jeho obsah ručně přepsat. S vytěžováním se naopak vaší firmě otevírá cesta k rychlému, efektivnímu, a především automatickému zpracovávání velkého objemu dokumentů. Důsledkem je vedle takřka nulové chybovosti i markantní úspora času, který můžete investovat do důležitějších úkolů. 

Jak vytěžování funguje? 

Celý proces má následujících šest fází

  1. Import: dokument je importován do vytěžovacího systému. 
  2. Zpracování: text dokumentu je převeden do digitálně zpracovatelné formy. 
  3. Validace: obsah je ověřen co do čitelnosti a úplnosti, a v případě potřeby je vrácen k ručnímu ověření a/nebo doplnění.  
  4. Klasifikace: dokument je zatříděn dle svého typu. Pokročilejší řešení v této fázi využívají i technologii strojového učení, která třídění zefektivňuje. 
  5. Indexování a extrakce: dokument je indexován pomocí obsažených metadat pro snadné pozdější dohledávání. 
  6. Archivace: po ověření a indexaci je dokument archivován a zpřístupněn pro návazné automatizované procesy. 

Jak vám s vytěžováním pomůže Microsoft Dynamics 365 Business Central? 

Jedním z mnoha užitečných rozšíření Dynamics 365 Business Central je nástroj Continia Document Capture navržený pro snadnou digitalizaci administrativy. Tento nanejvýš užitečný pomocník vám pomůže hned v pěti oblastech: 

  1. Konec ručního přepisování: Document Capture využívá technologii optického rozpoznávání znaků, s jejíž pomocí vytěžuje dokumenty formátů PDF a XML. Získané údaje pak automaticky vyplňuje do odpovídajících polí v Business Central.  
  2. Snadná práce se složitými či početnými soubory: Document Capture integruje zdroj dat se systémem Business Central, díky čemuž můžete se všemi dokumenty pracovat z jednoho rozhraní a celý proces jejich zpracovávání plně automatizovat.  
  3. Zajištění konzistence: systém je rovněž schopen automaticky párovat a porovnávat příchozí dokumenty se souvisejícími soubory. Při shodě (např. v ceně či počtu položek) pak Business Central dané dokumenty automaticky zpracuje a schválí. 
  4. Snazší schvalování: dokumenty můžete schvalovat jak přímo v Business Central, tak i prostřednictvím rozšíření Continia Web Approval Portal, jenž umožňuje zpřístupnit schvalovací proces komukoliv v organizaci. 
  5. Efektivnější komunikace: díky službě Continia Delivery Network můžete funkci Document Capture propojit se sítí Peppol eDelivery Network, což vám umožní komunikovat s jakýmkoli partnerem či zákazníkem v této síti, a rovněž od nich přijímat elektronické dokumenty ve správném formátu.  

Zbavte se ručního přepisování i vy! 

Řešíte i vy výzvu v podobě zdlouhavé administrativy a rádi byste úsilí svých lidí přesměrovali na produktivnější úkoly? Vyplňte náš kontaktní formulář a naši odborníci vám rádi o funkci Document Capture sdělí více. 

Chcete informace, které budou pracovat pro vás?

Vaše osobní údaje budou zpracované pro účely obchodní komunikace na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 ods. 1 písm. f) všeobecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Více informací o ochraně osobních údajů a vašich právech najdete zde.