Stráca vaša organizácia čas a energiu prepisovaním dokumentov do firemných alebo iných systémov? Začnite automaticky vyťažovať súbory pomocou aplikácie Continia Document Capture, ktorá je voliteľným rozšírením univerzálneho systému Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Čo je vyťažovanie dokumentov a prečo sa ním zaoberať?
Pojem vyťažovanie dokumentov označuje proces, keď softvérové riešenie spracúva určitý dokument v elektronickej podobe, získava z neho údaje a následne ich upravuje do podoby použiteľnej pre ďalšie procesy. Vyťažovanie dokumentov ako také je základným kameňom digitalizácie podnikových procesov.
Bez vyťaženia je potrebné digitalizovať súbory manuálne, t. j. naskenovať ich a potom manuálne prepísať ich obsah. S vyťažovaním sa naopak vašej spoločnosti otvára cesta k rýchlemu, efektívnemu a predovšetkým automatickému spracovaniu veľkého množstva dokumentov. Dôsledkom je okrem takmer nulovej chybovosti aj markantná úspora času, ktorý môžete investovať do dôležitejších úloh.
Ako funguje vyťažovanie?
Celý proces má nasledujúcich šesť fáz:
- Import: dokument je importovaný do vyťažovacieho systému.
- Spracovanie: text dokumentu je prevedený do digitálne spracovateľnej formy.
- Validácia: skontroluje sa čitateľnosť a úplnosť obsahu a v prípade potreby sa vráti na manuálne overenie a/alebo doplnenie.
- Klasifikácia: dokument je zatriedený podľa svojho typu. Pokročilejšie riešenia v tejto fáze využívajú aj technológiu strojového učenia, ktorá triedenie zefektívňuje.
- Indexovanie a extrakcia: dokument je indexovaný pomocou obsiahnutých metadát pre ľahšie neskoršie dohľadávanie.
- Archivácia: po otvorení a indexácii je dokument archivovaný a sprístupnený pre následné automatizované procesy.
Ako vám s vyťažovaním pomôže Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Jedným z mnohých užitočných rozšírení Dynamics 365 Business Central je nástroj Continia Document Capture navrhnutý na ľahkú digitalizáciu administratívy. Tento nanajvýš užitočný pomocník vám pomôže hneď v piatich oblastiach:
- Koniec ručnému prepisovaniu: Document Capture využíva technológiu optického rozpoznávania znakov na extrakciu dokumentov PDF a XML a automaticky vypĺňa príslušné polia v aplikácii Business Central.
- Jednoduchá práca so zložitými alebo početnými súbormi: Document Capture integruje zdroj údajov s Business Central, takže môžete pracovať so všetkými dokumentmi z jedného rozhrania a plne automatizovať celý proces spracovania dokumentov.
- Zabezpečenie konzistentnosti: systém je tiež schopný automaticky párovať a porovnávať prichádzajúce dokumenty so súvisiacimi súbormi. Ak existuje zhoda (napr. v cene alebo počte položiek), Business Central dokumenty automaticky spracuje a schváli.
- Jednoduchšie schvaľovanie: dokumenty môžete schvaľovať priamo v aplikácii Business Central aj prostredníctvom rozšírenia Continia Web Approval Portal, ktoré umožňuje sprístupniť proces schvaľovania komukoľvek vo vašej organizácii.
- Efektívnejšia komunikácia: vďaka službe Continia Delivery Network môžete funkciu Document Capture prepojiť so sieťou Peppol eDelivery Network, čo vám umožní komunikovať s akýmkoľvek partnerom či zákazníkom v tejto sieti, a rovnako od nich prijímať elektronické dokumenty v správnom formáte.
Zbavte sa ručného prepisovania aj vy!
Riešite aj vy výzvu v podobe zdĺhavej administratívy a radi by ste úsilie svojich ľudí presmerovali na produktívnejšie úlohy? Vyplňte náš kontaktný formulár a naši odborníci vám radi o funkcii Document Capture povedia viac.