Automatizované spracovanie faktúr a ďalších dokumentov už nie je doménou iba veľkých firiem. Aplikácia Continia Document Capture ponúka používateľom Business Central možnosti, ako výrazne zrýchliť celý proces spracovania, schvaľovania a archivácie dokladov.
Čo je Continia Document Capture?
Continia Document Capture je rozširujúca aplikácia tretej strany pre systém Microsoft Dynamics 365 Business Central, navrhnutá na automatizáciu príjmu, spracovania, schvaľovania a archivácie dokumentov. Najčastejšie ju využijete na spracovanie prijatých faktúr, no podporované sú aj iné typy dokladov, ako objednávky, dodacie listy, zmluvy a podobne.
Kľúčovou vlastnosťou je tu automatické rozpoznávanie údajov pomocou technológie OCR (Optical Character Recognition). Aplikácia vďaka nej dokáže sama identifikovať kľúčové informácie, či už ide o údaje dodávateľa, sumy, variabilné symboly či zoznamy položiek. Výsledkom je významná úspora času i práce pri spracovávaní dokladov.
Hlavné funkcie aplikácie
- Automatizované vyťažovanie a validácia dát: po nahratí PDF alebo prijatí faktúry e‑mailom systém dokument automaticky vyťaží. Pre každého dodávateľa môžete definovať šablóny, vďaka ktorým sa faktúry spracujú úplne bez zásahu používateľa. Aplikácia navyše automaticky vykonáva kontrolu správnosti údajov, napríklad prostredníctvom porovnania faktúry s príslušnou objednávkou.
- Integrovaný schvaľovací workflow: Continia Document Capture rozširuje systém Business Central o prehľadný schvaľovací proces, ktorý umožňuje smerovať dokumenty na konkrétnych používateľov v závislosti od fakturovanej sumy, typu dokladu či oddelenia. Schvaľovanie prebieha priamo v Business Central, cez webové či mobilné rozhranie.
- Úplná integrácia s modulmi Business Central: aplikácia udržuje úzke prepojenie medzi dokumentom a účtovným záznamom. V praxi to znamená, že používateľ môže naskenovaný dokument kedykoľvek otvoriť priamo z karty faktúry, položiek účtovného denníka alebo histórie schvaľovania.
- Bezpečná digitálna archivácia: všetky dokumenty sú aplikáciou ukladané do digitálneho archívu, ktorý je plne v súlade s požiadavkami na audit a kontrolu. Používatelia môžu v archíve vyhľadávať podľa dodávateľa, sumy či dátumu transakcie, a to aj v zaúčtovaných dokumentoch.
- Podpora e‑mailových dokumentov a štruktúrovaných súborov: Aplikáciu možno využiť aj pre dokumenty prijaté e‑mailom, prípadne pre dokumenty v štruktúrovaných formátoch (napr. XML).
Najväčšie prínosy aplikácie
- Rýchlejšie spracovanie dokumentov a eliminácia chýb: s Continia Document Capture môžete spracovanie dokumentov zrýchliť až o 50–70 % v závislosti od celkového počtu súborov a nastavenej úrovne automatizácie.
- Transparentný schvaľovací proces: každý dokument má svoju digitálnu stopu, t. j. vždy rýchlo zistíte, kto ho schvaľuje, v akej fáze sa nachádza a či neboli prekročené stanovené limity.
- Koniec závislosti na papieri: vďaka plne digitálnej archivácii sa zbavíte šanónov nabitých dokumentmi a s nimi spojených nákladov. S aplikáciou sú dokumenty bezpečne uložené a ľahko dohľadateľné kedykoľvek v budúcnosti.
- Rýchlejšie riešenie reklamácií a otázok: pretože sú dokumenty prepojené s účtovnými záznamami, môžu vaši zamestnanci rýchlo nájsť originál faktúry a bez zdržania reagovať na otázky dodávateľov či audítorov.
Objavte výhody vyťažovania dokumentov aj vy!
Aplikácia Continia Document Capture, priamo integrovaná v Dynamics 365 Business Central, predstavuje pre firmy jeden z najefektívnejších spôsobov, ako automatizovať spracovanie dokumentov. Dôkazom toho je celá rada našich spokojných zákazníkov, u ktorých sme toto riešenie už úspešne implementovali, ako sú Alto Real Estate, FUERGY Industries, vacuumlabs, GreenWay Holding, AirExplore či SANOVO TECHNOLOGY NIKRO.
Ak aj vaša organizácia pracuje s väčším objemom faktúr alebo hľadá spôsob, ako zefektívniť účtovné procesy, neváhajte nás kontaktovať. Radi vám aplikáciu bližšie predstavíme a odporučíme vhodné nastavenie.
