Automatizované zpracování faktur a dalších dokumentů už není jen doménou velkých firem. Aplikace Continia Document Capture nabízí uživatelům Business Central potenciál, jak významně zrychlit celý proces vytěžování, schvalování a archivace dokladů.
Co je Continia Document Capture?
Continia Document Capture je rozšiřující aplikace třetí strany pro systém Microsoft Dynamics 365 Business Central, která je navržena pro automatizaci příjmu, vytěžování, schvalování a archivace dokumentů. Nejčastěji ji využijete pro zpracování přijatých faktur, nicméně podporovány jsou i další typy dokladů, jako jsou objednávky, dodací listy, smlouvy apod.
Klíčovou vlastností je zde automatické rozpoznávání dat pomocí technologie OCR (Optical Character Recognition). Aplikace díky němu dokáže sama identifikovat klíčové informace, ať už se jedná o údaje dodavatele, částky, variabilní symboly či seznamy položek. Výsledkem je významná úspora času i práce při zpracovávání dokladů.
Hlavní funkce aplikace
- Automatizované vytěžování a validace dat: po nahrání PDF nebo přijmu faktury e‑mailem systém dokument automaticky vytěží. Pro každého dodavatele můžete nadefinovat šablony, díky nimž se faktury zpracují zcela bez zásahu uživatele. Aplikace navíc automaticky provádí kontrolu správnosti dat, například skrze porovnání faktury s příslušnou objednávkou.
- Integrovaný schvalovací workflow: Continia Document Capture rozšiřuje systém Business Central o přehledný schvalovací proces, který umožňuje směrovat dokumenty na konkrétní uživatele v závislosti na fakturované částce, typu dokladu či oddělení. Schvalování probíhá přímo v Business Central, přes webové či mobilní rozhraní.
- Plná integrace s moduly Business Central: aplikace udržuje úzkou vazbu mezi dokumentem a účetním záznamem. V praxi to znamená, že uživatel může naskenovaný dokument kdykoliv otevřít přímo z karty faktury, položek účetního deníku nebo historie schvalování.
- Bezpečná digitální archivace: všechny dokumenty jsou aplikací ukládány do digitálního archivu, který je plně v souladu s požadavky na audit a kontrolu. Uživatelé mohou v archivu vyhledávat dle dodavatele, částky či data transakce, a to i v zaúčtovaných dokumentech.
- Podpora e‑mailových dokumentů a strukturovaných souborů: Aplikaci lze využít i pro dokumenty přijaté e‑mailem, případně pro dokumenty ve strukturovaných formátech (např. XML).
Největší přínosy aplikace
- Rychlejší zpracování dokumentů a eliminace chyb: s Continia Document Capture můžete zpracování dokumentů zrychlit až o 50–70 % v závislosti na celkovém počtu souborů a nastavené úrovni automatizace.
- Transparentní schvalovací proces: každý dokument má svou digitální stopu, tj. vždy rychle zjistíte, kdo jej schvaluje, v jaké fázi se nachází a zda nebyly překročeny stanovené limity.
- Konec závislosti na papíru: díky plně digitální archivaci se zbavíte šanonů naditých dokumenty a s nimi spojených nákladů. S aplikací jsou dokumenty bezpečně uloženy a snadno dohledatelné kdykoliv v budoucnu.
- Rychlejší řešení reklamací a dotazů: protože jsou dokumenty propojeny s účetními záznamy, mohou vaši zaměstnanci rychle dohledat originál faktury a bez prodlev reagovat na dotazy dodavatelů či auditorů.
Objevte výhody vytěžování dokumentů i vy!
Aplikace Continia Document Capture, přímo integrovaná v Dynamics 365 Business Central, představuje pro firmy jeden z nejefektivnějších způsobů, jak automatizovat zpracování dokumentů. Je toho důkazem celá řada našich spokojených zákazníků, u kterých jsme toto řešení již úspěšně implementovali, jako jsou Alto Real Estate, FUERGY Industries, vacuumlabs, GreenWay Holding, AirExplore či SANOVO TECHNOLOGY NIKRO.
Pokud i vaše organizace pracuje s větším objemem faktur nebo hledá způsob, jak zefektivnit účetní procesy, neváhejte nás kontaktovat. Rádi vám aplikaci blíže představíme a doporučíme vhodné nastavení.
