Mnohé moderní podnikové aplikace jsou navrženy specificky pro co největší úsporu času a práce. I přesto se v nich ale skrývá nepříliš známý žrout času a produktivity v podobě nutnosti přepínání mezi jednotlivými aplikacemi. Přečtěte si, v čem tento problém spočívá a jak jej můžete elegantně vyřešit s pomocí platformy Microsoft Dynamics 365.
Skrytý žrout času
Určitě to dobře znáte. V rámci rutinního pracovního procesu používáte určitou aplikaci, když náhle potřebujete data z aplikace jiné. Tento přechod obvykle zabere sotva pár vteřin a několik kliknutí, tudíž zdánlivě není důvod se jím zabývat více do hloubky. Kdybychom se ale zaměřili na to, kolik takových přechodů během dne provedete, objevili bychom velmi zajímavá čísla.
Přesně na tuto otázku se zaměřili výzkumníci z prestižního amerického magazínu Harvard Business Review, kteří zkoumali pracovní činnost 137 zaměstnanců působících ve 20 týmech v rámci trojice společností z žebříčku Fortune 500. Konkrétně se měřil počet přechodů mezi aplikacemi a čas jimi strávený. Zdaleka se zde totiž nebavíme jen o oněch pár vteřinách potřebných pro stisknutí tlačítka myši nebo přepnutí okna. Základní psychologie totiž velí, že lidský mozek potřebuje krátkou chvíli na „aktualizaci“ a přizpůsobení se prostředí nové aplikace.
Výsledky byly pro mnohé překvapující – průměrný uživatel podle nich provede během dne až 1200 přepnutí mezi aplikacemi, což si vyžádá až 4 hodiny času týdně. Prostou matematikou pak zjistíme, že v průměru strávíte přepínáním mezi aplikacemi až 5 pracovních týdnů ročně. Výzkumníci tuto ztrátu času nazvali „přepínací daní“ (toggling tax). A co je ještě zajímavější – ve více než 65 % případů uživatelé provedli další přepnutí méně než 11 vteřin po prvním přechodu. Jinými slovy v aplikaci tráví jen nepatrně více času, než potřebovali k přepnutí z předchozího rozhraní.
Řešení z dílny Microsoftu
A zde přichází klíčová otázka – jak této zbytečné ztrátě času předejít? Jistě si dokážete představit objem práce, který by se za oněch 5 ztracených týdnů dal zvládnout. Odpověď na tuto výzvu je přitom zřejmá; stačí jednotlivá rozhraní, aplikace a nástroje co nejvíce propojit a zcela tak odstranit potřebu přepínání. Tímto způsobem lze vytvořit navzájem propojený digitální ekosystém aplikací, který kromě zlepšení produktivity a usnadnění práce zároveň umožní sdílení dat napříč platformami.
Přesně takový ekosystém vám nabízí propojení platforem Microsoft Dynamics 365 Business Central a Microsoft 365. Aplikace Outlook, Teams a Excel, základní nástroje prakticky každého moderního podniku, jsou totiž již nyní uzpůsobeny sdílení dat napříč platformami a zamezení zbytečnému přepínání:
Propojení s Teams
Aplikace Teams propojená s Business Central umožňuje sdílet data ve skupinových chatech či kanálech a zastane tak roli každodenního komunikačního uzlu pro celé týmy. Zaměstnanci tak mají potřebná data vždy na dosah ruky a jejich sdílení je otázkou několika vteřin.
Co víc, mezi Business Central a Teams můžete volně přecházet. Pracujete v Business Central a potřebujete zkontaktovat své kolegy? Můžete tak učinit přímo z rozhraní systému. V Teams si pak můžete data z Business Central nejen zobrazit, ale také dle potřeby upravovat.
Propojení s Excelem
Veškerá data v Business Central můžete několika kliknutími exportovat do tabulek ve formátu XLSX. V Excelu pak lze data zpracovávat hromadně a následně je nahrát zpět do Business Central. Stejně snadno a rychle získáte i reporty či data o transakcích, z nichž můžete vytvářet excelovské listy a následně pomocí nástrojů Excelu data analyzovat. Stejně jako u jiných součástí platformy Microsoft 365 pak můžete i u Excelu tabulky sdílet a spolupracovat na nich s více kolegy současně.
Propojení s Outlookem
Efektivní komunikace je pro hladký chod firmy základ. Z prostředí Outlooku máte přístup ke všem datům o zákazníkům bez nutnosti opouštět rozhraní inboxu. Stejně snadno můžete v Outlooku vytvářet cenové nabídky, zadávat faktury či provádět jiné podobné operace. Naopak v Business Central pak máte k dispozici šablony e-mailů, s jejichž pomoc můžete odesílat zprávy bez nutnosti přepínat se do Outlooku.
Budoucnost v propojených datech
Sečteno a podtrženo – s Microsoft Dynamics 365 Business Central získáte zpět velkou část času, který byste jinak ztratili zbytečným přecházením mezi oddělenými aplikacemi. Podpoříte tak produktivitu, ulehčíte zaměstnancům rutinní úkony, a především získáte daleko více kapacit pro skutečně kreativní práci. V neposlední řadě pak vytvoříte vynikající základ pro rozsáhlou automatizaci procesů za pomoci umělé inteligence – a co jiného bude budoucnost pracovních procesů ovlivňovat více, než právě AI?