Menu Zavrieť

Viete, ako získať až 5 týždňov ročne času naviac? Odstránení zbytočného klikania medzi aplikáciami!

  • 29.2.2024
  • 3 minúty čítania

Mnohé moderné podnikové aplikácie sú navrhnuté špecificky pre čo najväčšiu úsporu času a práce. Aj napriek tomu sa v nich ale skrýva nie príliš známy žrút času a produktivity v podobe nutnosti prepínania medzi jednotlivými aplikáciami. Prečítajte si, v čom tento problém spočíva a ako ho môžete elegantne vyriešiť pomocou platformy Microsoft Dynamics 365.

Skrytý žrút času

Určite to dobre poznáte. V rámci rutinného pracovného procesu používate určitú aplikáciu, keď náhle potrebujete dáta z aplikácie inej. Tento prechod obvykle zaberie sotva pár sekúnd a niekoľko kliknutí, teda zdanlivo nie je dôvod sa ním zaoberať viac do hĺbky. Keby sme sa ale zamerali na to, koľko takýchto prechodov počas dňa vykonáte, objavili by sme veľmi zaujímavé čísla.

Presne na túto otázku sa zamerali výskumníci z prestížneho amerického magazínu Harvard Business Review, ktorí skúmali pracovnú činnosť 137 zamestnancov pôsobiacich v 20 tímoch v rámci trojice spoločností z rebríčka Fortune 500. Konkrétne sa meral počet prechodov medzi aplikáciami a čas nimi strávený. Zďaleka sa tu totiž nebavíme len o tých pár sekundách potrebných na stlačenie tlačidla myši alebo prepnutie okna. Základná psychológia totiž velí, že ľudský mozog potrebuje krátku chvíľu na „aktualizáciu“ a prispôsobenie sa prostrediu novej aplikácie.

Výsledky boli pre mnohých prekvapujúce – priemerný užívateľ podľa nich vykoná počas dňa až 1200 prepnutí medzi aplikáciami, čo si vyžiada až 4 hodiny času týždenne. Jednoduchou matematikou potom zistíme, že v priemere strávite prepínaním medzi aplikáciami až 5 pracovných týždňov ročne. Výskumníci túto stratu času nazvali „prepínacou daňou“ (toggling tax). A čo je ešte zaujímavejšie – vo viac ako 65 % prípadov používatelia vykonali ďalšie prepnutie menej ako 11 sekúnd po prvom

prechode. Inými slovami v aplikácii trávia len nepatrne viac času, než potrebovali na prepnutie z predchádzajúceho rozhrania.

Riešenie z dielne Microsoftu

A tu prichádza kľúčová otázka - ako tejto zbytočnej strate času predísť? Iste si dokážete predstaviť objem práce, ktorý by sa za tých 5 stratených týždňov dal zvládnuť. Odpoveď na túto výzvu je pritom zrejmá; stačí jednotlivé rozhrania, aplikácie a nástroje čo najviac prepojiť a úplne tak odstrániť potrebu prepínania. Týmto spôsobom je možné vytvoriť navzájom prepojený digitálny ekosystém aplikácií, ktorý okrem zlepšenia produktivity a uľahčenia práce zároveň umožní zdieľanie dát naprieč platformami.

Presne taký ekosystém vám ponúka prepojenie platforiem Microsoft Dynamics 365 Business Central a Microsoft 365. Aplikácie Outlook, Teams a Excel, základné nástroje prakticky každého moderného podniku, sú totiž už teraz prispôsobené zdieľaniu dát naprieč platformami a zamedzeniu zbytočnému prepínaniu:

Prepojenie s Teams

Aplikácia Teams prepojená s Business Central umožňuje zdieľať dáta v skupinových chatoch či kanáloch a zastane tak rolu každodenného komunikačného uzla pre celé tímy. Zamestnanci tak majú potrebné dáta vždy na dosah ruky a ich zdieľanie je otázkou niekoľkých sekúnd.

Čo viac, medzi Business Central a Teams môžete voľne prechádzať. Pracujete v Business Central a potrebujete skontaktovať svojich kolegov? Môžete tak urobiť priamo z rozhrania systému. V Teams si potom môžete dáta z Business Central nielen zobraziť, ale aj podľa potreby upravovať.

Prepojenie s Excelom

Všetky dáta v Business Central môžete niekoľkými kliknutiami exportovať do tabuliek vo formáte XLSX. V Exceli je potom možné dáta spracovávať hromadne a následne ich nahrať späť do Business Central. Rovnako ľahko a rýchlo získate aj reporty či dáta o transakciách, z ktorých môžete vytvárať excelovské listy a následne pomocou nástrojov Excelu dáta analyzovať. Rovnako ako pri iných súčastiach platformy Microsoft 365 potom môžete aj pri Exceli tabuľky zdieľať a spolupracovať na nich s viacerými kolegami súčasne.

Prepojenie s Outlookom

Efektívna komunikácia je základom pre hladký chod firmy. Z prostredia Outlooku máte prístup ku všetkým dátam o zákazníkoch bez nutnosti opúšťať rozhranie inboxu. Rovnako ľahko môžete v Outlooku vytvárať cenové ponuky, zadávať faktúry či vykonávať iné podobné operácie. Naopak v Business Central potom máte k dispozícii šablóny e-mailov, s ktorých pomocou môžete odosielať správy bez nutnosti prepínať sa do Outlooku.

Budúcnosť v prepojených dátach

Podčiarknuté, zrátané – s Microsoft Dynamics 365 Business Central získate späť veľkú časť času, ktorý by ste inak stratili zbytočným prechádzaním medzi oddelenými aplikáciami. Podporíte tak produktivitu, uľahčíte zamestnancom rutinné úkony, a predovšetkým získate oveľa viac kapacít pre skutočne kreatívnu prácu. V neposlednom rade potom vytvoríte vynikajúci základ pre rozsiahlu automatizáciu procesov za pomoci umelej inteligencie - a čo iné bude budúcnosť pracovných procesov ovplyvňovať viac, než práve AI?

Podobné
články