V ďalšom diele seriálu porovnávajúceho riešenia Dynamics NAV a Business Central sa zameriame na obstarávacie náklady oboch riešení. Nehovoríme pritom len o finančných nákladoch – implementácia ERP systému je proces náročný aj časovo a organizačne. Ako si v tomto smere vedú novší a starší systém?
Čo všetko tvorí náklady na ERP systém
Obstaranie ERP systému nie je jednorazový výdavok. Do celkových nákladov sa premietajú nielen licencie, implementácia, migrácia dát či školenie používateľov, ale aj následná podpora a údržba. Pri on‑premise systémoch (ako napríklad práve Navision) hrá významnú úlohu aj infraštruktúra, teda servery, zálohovanie a IT podpora. Naopak, pri riešení Dynamics 365 Business Central v cloudovej verzii tieto starosti odpadajú, pretože infraštruktúru aj aktualizácie zabezpečuje Microsoft.
Licencie a modely obstarania
Systém Navision využíval tzv. trvalé (perpetual) licencie. Vaša firma pri tomto modeli jednorazovo zaplatila za prístupové práva a následne hradila ročné poplatky za údržbu. Tento model znamenal vyššiu počiatočnú investíciu, ale zároveň nižšie priebežné náklady. Na druhej strane však zákazník pri on‑premise riešení niesol zodpovednosť za prevádzku systému aj jeho technické zázemie, čo znamenalo nemalé vedľajšie náklady navyše.
Oproti tomu Business Central ponúka model SaaS a predplatné formou mesačných poplatkov za používateľa. V nich sú zahrnuté náklady na prevádzku infraštruktúry, zabezpečenie, priebežné aktualizácie aj technickú podporu – o všetko sa stará dodávateľ systému. Používatelia tak nemusia plánovať výdavky na technické zázemie a môžu náklady na systém rozložiť v čase. V prípade záujmu je však zákazníkom dostupná aj on‑premise verzia.
Implementácia a časová náročnosť
Implementácia ERP systému býva najväčšou položkou v rozpočte a zároveň kľúčovým faktorom úspechu projektu. Cena aj dĺžka implementácie závisí od rozsahu procesov, počtu používateľov, potreby prispôsobenia a integrácií s ďalšími systémami.
Menšie projekty, ktoré zahŕňajú iba základné moduly financií a predaja, sa pohybujú v rámci desiatok tisíc eur a trvajú zvyčajne tri až päť mesiacov. Naopak, stredné a rozsiahlejšie projekty s výrobnými procesmi, skladmi alebo medzinárodnými pobočkami môžu presiahnuť 100 tisíc eur a vyžadovať aj viac než rok práce na oboch stranách – zákazníka aj partnera.
Pri Business Central možno časť implementácie zjednodušiť vďaka štandardizovaným funkciám a modernému rozhraniu, ktoré podporuje rýchlejšie prijatie používateľmi. Prechod z NAV však obvykle vyžaduje dôkladnú analýzu, prípravu dát, plánovanie a testovanie – práve tieto kroky rozhodujú o hladkom štarte nového systému.
Celkové náklady v dlhodobom horizonte
Z pohľadu celkových nákladov vlastníctva (TCO) sa rozdiely medzi NAV a Business Central naplno prejavia až po niekoľkých rokoch prevádzky. Pri starších verziách NAV tvoria veľkú časť nákladov správa serverov, údržba systému a manuálne aktualizácie. Každý upgrade má pritom často podobu samostatného projektu, ktorý si vyžaduje čas aj vlastný rozpočet. Oproti tomu Business Central v cloude sa aktualizuje automaticky, čím šetrí nielen peniaze, ale aj interné kapacity IT oddelenia. Každoročne končí podpora jednej verzie, resp. už nie je podporovaná žiadna stará verzia NAV.
Zatiaľ čo NAV môže byť krátkodobo lacnejší, ak je systém stabilný a plne vyhovuje potrebám firmy, v dlhodobom horizonte býva prevádzka Business Central ekonomickejšia. Umožňuje plynulo škálovať počty používateľov, využívať nové funkcie bez dodatočných nákladov a zároveň zabezpečuje vysokú úroveň bezpečnosti aj výkonu.
Rozhodnutie o prechode z Navision na Business Central
Firmy, ktoré dnes využívajú Navision, majú stabilný základ a s migráciou nemusia nutne ponáhľať. Dôležité je najmä zvážiť, či súčasné riešenie stále zodpovedá potrebám rastu a digitálnej transformácie podniku. Ak áno, môžu s Navision ešte nejaký čas pokračovať.
Ak však firma potrebuje rýchlejší reporting, mobilný prístup, automatizáciu alebo integráciu s cloudovými nástrojmi Microsoft 365, predstavuje Business Central najefektívnejšiu cestu vpred. V prípade novšej verzie Navision, ktorú používate je možné začať využívať niektoré cloudové riešenia už skôr - napríklad Power BI pre reporting alebo integráciu s Microsoft 365 riešeniami.
Uvažujete o prechode? Pomôžeme vám
Máte pocit, že prišiel čas na nové riešenie? Kontaktujte našich odborníkov a zistite viac o samotnom systéme aj procese migrácie. Radi zodpovieme vaše otázky a pomôžeme vám s prvými krokmi na ceste k Dynamics 365 Business Central.
